16 dicas para organizar melhor o fluxo de documentos da empresa

Um dos pilares da maioria dos negócios envolve o fluxo de documentos da empresa. Afinal, é por meio desse conjunto de etapas que há a transmissão e o acesso a dados relevantes e que impactam outros processos por completo.

Como esse é um elemento crítico para o sucesso do negócio, ele deve ser elaborado e implementado corretamente, o que exige estratégia. Assim, sua empresa pode se beneficiar de mudanças relevantes nos resultados.

Mas, afinal, como ter mais organização no fluxo documental? Confira 16 dicas para aplicar em seu cotidiano!

O que é o fluxo de documentos?

Para começar, é importante entender o conceito relacionado ao fluxo de documentos. Esse é um conjunto de processos que engloba todas as fases de elaboração, obtenção e tramitação de documentos. Além disso, ela envolve etapas intermediárias, como o armazenamento, a proteção e o descarte de contratos, certidões e outros documentos relevantes.

Em uma imobiliária, por exemplo, o fluxo de documentos envolve certidões e escrituras dos imóveis, contratos de locação e venda e documentos das partes interessadas. Já em um escritório de advocacia, é comum que tramitem documentos como os processos judiciais, petições, sentenças e documentos dos clientes. Logo, as empresas costumam apresentar um grande volume de dados.

Qual é a importância de um fluxo de documentos eficiente?

Os documentos são essenciais tanto para o abastecimento quanto para o registro de processos do negócio. Uma imobiliária, por exemplo, precisa avaliar as certidões de imóveis, proprietários e compradores, bem como armazená-las junto a contratos, por exemplo.

Então, o fluxo de documentos tem o papel de organizar todas essas movimentações. Por meio dele, seu negócio pode estruturar, padronizar e fortalecer a gestão documental.

A implementação do processo também ajuda a reduzir erros, a mitigar os riscos e a aumentar a produtividade. Ainda, é uma forma de melhorar a comunicação entre setores e de atender a regras específicas, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Portanto, um bom fluxo de documentos é essencial para o bom funcionamento do negócio e para a sua continuidade no mercado.

Como organizar melhor os documentos em 12 passos?

Para aproveitar todas essas vantagens, é importante saber como criar um fluxo que seja eficiente, seguro e funcional para a realidade do seu negócio. Para ajudá-lo, separamos 12 dicas que você deve colocar em prática. Confira!

1. Liste os tipos de documentos da empresa

O primeiro passo para cuidar desse fluxo é identificar todos os tipos de documentos que fazem parte do negócio. Dependendo da empresa, podem existir certidões, documentos de identificação, contratos, processos, prontuários e assim por diante.

Então, o ideal é listar todos os tipos que estão presentes na estrutura para entender quais são os mais relevantes e como eles devem ser tratados.

2. Mapeie a atual trajetória de tramitação

Depois de saber quais são os documentos existentes, é fundamental compreender qual é o caminho que eles seguem. Em uma imobiliária, por exemplo, certidões do imóvel e do vendedor podem ser obtidas pela área comercial ou administrativa, mas seguem para o departamento jurídico.

Em outros casos, os documentos seguem caminhos distintos e também passam por etapas como assinatura, validação, registro, classificação, armazenamento e outras. Um contrato, por exemplo, será diferente de uma nota fiscal.

Cada tipo de documento tem uma demanda específica, então é necessário conhecer os principais passos de tramitação.

3. Identifique gargalos e correções

Nessa identificação inicial, já será possível observar pontos de melhoria no fluxo de documentos. Como a ideia é obter mais organização e padronização, tais aspectos já devem ser reconhecidos para que sejam trabalhados posteriormente.

É interessante saber, por exemplo, quais são os gargalos do fluxo de documentos, qual é o nível de risco na atual situação e até quais problemas já ocorreram. Isso permite ter uma visão mais clara sobre os pontos de melhoria e o que deve ser feito para atingir os novos objetivos.

Ao planejar as mudanças, entretanto, é importante entender como ela afetará outras etapas e outros setores do negócio. O gerenciamento de mudança deve ser completo, para que a otimização realmente seja útil para os resultados.

4. Entenda a realidade do negócio

Além de entender o estado da documentação atual, é importante conhecer o contexto no qual o seu negócio está inserido. Isso significa compreender questões desde o tipo de informação armazenada até a estrutura existente na empresa.

Se o seu negócio já utiliza tecnologia em seu cotidiano, por exemplo, tende a ser mais fácil otimizar o fluxo de documentos. Afinal, tende a ser mais fácil incorporar novas ferramentas no cotidiano.

Além disso, é importante conhecer quais são os principais problemas e obstáculos, junto aos gargalos. Assim, é possível solucionar as questões mais relevantes, melhorando os resultados com a adoção dessa estratégia.

5. Defina as prioridades

Depois de identificar os documentos, sua trajetória e os pontos de atenção, vale a pena definir as prioridades. Assim, é possível agir em etapas para a construção do fluxo, sem precisar executar tudo de uma vez.

Nessa etapa de priorização, é interessante focar em documentos que interferem mais no cotidiano, como notas fiscais, certidões e outras opções do tipo. Após consolidar parte do fluxo com essas documentações, será mais fácil aplicar a documentos que geram menos efeitos nos resultados.

6. Separe e organize os documentos

Para manter a organização documental em dia, também é interessante pensar nas medidas de classificação. Entre elas, está a separação de documentos, de acordo com critérios específicos.

É o caso de separar contratos com clientes de contratos com fornecedores, por exemplo. Ainda, é importante separar as certidões conforme o tipo de processo que as utilizam. Outras possibilidades incluem a separação por datas, por setores e assim por diante.

O ponto principal é que, dessa forma, torna-se viável criar áreas específicas de documentos, o que favorece o rastreamento e também a continuidade no fluxo.

7. Digitalize os documentos

Por melhor que seja a organização dos documentos, procurá-los fisicamente nem sempre é fácil. Em um escritório de advocacia, por exemplo, não é tão simples encontrar um processo ou uma certidão entre centenas e até milhares de outros disponíveis.

Para resolver essa questão, é interessante recorrer à digitalização dos documentos. Transformá-los em arquivos digitais e até pesquisáveis poderá facilitar o fluxo de informações.

A partir dessa etapa, vale a pena focar em solicitar documentos digitais, em vez de focar apenas nas versões físicas, sempre que possível. Assim, o fluxo de documentos de maneira digital é mantido.

8. Padronize as nomeações

Além de criar os arquivos dos documentos ou de solicitá-los de modo já digital, é preciso ter atenção com a nomeação. Afinal, um dos benefícios relacionados à organização do fluxo documental é a padronização que pode ser obtida.

Portanto, vale adotar uma metodologia específica para nomear os arquivos. Isso facilita o arquivamento, ajuda na identificação e reduz o tempo necessário para a busca de determinados documentos. Com isso, o fluxo tende a ser favorecido.

9. Aposte no armazenamento em nuvem

Tão importante quanto digitalizar os documentos é fazer com que eles sejam armazenados de modo seguro e prático. Uma das formas de garantir isso é por meio do armazenamento em nuvem, que permite que você faça o upload dos arquivos digitais em um servidor remoto.

Essa é uma maneira de ter mais segurança, já que não é preciso se preocupar com a proteção ou o controle de acesso físico aos documentos, por exemplo. Isso diminui os riscos de vazamentos e favorece o acompanhamento do fluxo.

Além disso, é possível ter total mobilidade e acessar as informações de onde estiver. Isso torna o processo mais eficiente e flexível, de acordo com as necessidades.

10. Indexe os documentos

Tão importante quanto armazenar corretamente os documentos é garantir que eles possam ser encontrados facilmente, conforme as necessidades. Com a digitalização, esse processo tende a ser favorecido, já que é mais fácil fazer uma pesquisa na nuvem do que de modo físico.

Porém, é preciso se preocupar com a facilidade com a qual essa pesquisa acontece. Desse modo, você deve realizar a indexação de documentos. O processo prevê a inclusão deles em uma base de dados que possa ser facilmente pesquisada facilmente.

Com a padronização dos nomes dos arquivos, por exemplo, as pessoas poderão buscá-los pelas datas ou pelo nome do cliente, em vez de ter que abrir cada pasta. Com essa etapa, será mais fácil acessar os documentos necessários ao longo dos processos, favorecendo o fluxo de informações.

11. Limite o acesso a documentos privados

Não é porque os documentos ficarão disponíveis na nuvem que o acesso a eles deve ocorrer de maneira indiscriminada. Para evitar vazamentos de dados e outros problemas referentes ao fluxo de informações, é essencial definir uma hierarquia e limitar o acesso a documentos privados.

Conceda as credenciais apenas para os profissionais que realmente precisam acessar tais documentos. Assim, você mantém maior controle sobre o uso das informações, evitando dificuldades posteriores.

12. Defina as formas de acesso

Além de definir as autorizações de acesso aos documentos, é essencial ter atenção em como esse processo acontece. Nesse sentido, vale a pena mapear e definir como os documentos podem ser acessados pelas pessoas com as credenciais adequadas.

Em alguns casos, pode fazer sentido exigir a autorização para acessar uma informação, por exemplo. Em outros casos, pode valer a pena fomentar a mobilidade, permitindo o acesso à nuvem por meio de dispositivos móveis.

O importante é entender qual tipo de informação pode ser acessada, por qual meio e com quais critérios. Assim, há como manter a proteção geral da documentação da empresa.

13. Automatize o fluxo de documentos

Como visto, a organização dos documentos se beneficia do uso estratégico de tecnologia. Para tornar o fluxo documental ainda mais estruturado e adequado, é interessante pensar na automação de tarefas.

A ideia é utilizar ferramentas e recursos que ajudem a gerenciar melhor a entrada e o armazenamento de documentos, de acordo com a estrutura e com as necessidades do negócio.

Nesse sentido, a plataforma CBRdoc pode ajudar. Por meio da ferramenta, é possível solicitar documentos e certidões simultaneamente, com o apoio de quem é especialista em buscar tais informações.

Também há a chance de acompanhar tudo online e, principalmente, com centralização. Isso ajuda a estruturar o fluxo e garante que você rastreie todas as solicitações.

Além de tudo, não é preciso se comprometer com mensalidades ou planos variados. Seu negócio só paga pelo que efetivamente solicitar, tendo suporte exclusivo e especializado.

14. Acompanhe o desempenho do fluxo documental

Após instituir as mudanças sobre o fluxo de documentos, é importante garantir que ele esteja funcionando como o esperado. Por isso, vale a pena realizar um acompanhamento quanto à performance de suas etapas.

É o caso de definir métricas e indicadores-chave de performance (KPIs), como o número de eventos críticos de segurança sobre documentos ou o nível de produtividade atrelado à gestão. Assim, será possível identificar novas oportunidades, implementando melhorias de modo contínuo.

15. Realize backups periodicamente

Realizar todos esses passos apresentados é importante, mas não é suficiente se não houver uma preocupação concreta com a segurança da informação. Por isso, um dos aspectos mais importantes consiste em realizar backups de maneira periódica.

Programe o salvamento automático das informações e mesmo o envio para outro servidor. Assim, se houver qualquer problema com o seu sistema, é possível recuperar as informações com facilidade.

16. Faça limpezas de tempos em tempos

Além do backup periódico, é importante limpar a sua base de documentos com certa regularidade. O objetivo é garantir que as informações armazenadas permaneçam relevantes, conforme o que faz sentido para o seu fluxo documental.

Também é importante ter atenção com os prazos previstos para a guarda da documentação. Certos contratos, certidões e outros documentos devem ser armazenados por um período maior, enquanto outros podem ser descartados em menos tempo. Logo, é preciso verificar o que já pode ser dispensado.

Nesse momento, entretanto, é essencial atender às regras previstas na LGPD. O descarte de eventuais informações sensíveis requer cuidados extras, evitando o vazamento e as consequentes sanções que podem ocorrer.

Por que a tecnologia é importante para esse fluxo?

Com a transformação digital se fortalecendo entre as empresas, o fluxo de documentos não deve acontecer apenas de maneira física. Também é essencial incorporar a tecnologia como forma de alcançar mais produtividade, menos erros e mais integração.

Com os recursos corretos, é possível diminuir o foco em tarefas repetitivas e processos burocráticos e aumentar o direcionamento para a atividade-fim do negócio.

A plataforma do CBRdoc pode ajudá-lo, primeiramente, ao centralizar informações e facilitar a solicitação de documentos físicos ou digitais. Além disso, ela conta com uma API que permite automatizar tarefas, gerando resultados mais satisfatórios.

Como você viu, o fluxo de documentos é uma parte essencial do negócio e deve acontecer de forma organizada e estruturada. Com essas dicas, há como tornar a tramitação mais eficiente para auxiliar a empresa a conquistar resultados melhores.

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