Um bom fluxo documental faz parte da rotina de um negócio estruturado e competitivo. Para tanto, a organização dos documentos deve seguir as etapas que são apresentadas neste artigo!

Independentemente do tipo ou tamanho da empresa, o fluxo de documentos faz parte da maioria dos negócios. Esse processo engloba todas as fases de elaboração ou obtenção de documentos, bem como a tramitação entre áreas da empresa, o armazenamento e um possível descarte futuro.

Na prática, é essencial manter todos os documentos bem organizados, pois isso favorece a padronização, reduz os erros e aumenta a segurança. Também é uma forma de melhorar a comunicação entre setores e de atender a regras específicas, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Mas, afinal, como ter mais organização no fluxo documental? Confira 8 dicas para aplicar em seu cotidiano!

1. Liste os tipos de documentos da empresa

O primeiro passo para cuidar desse fluxo é identificar todos os tipos de documentos que fazem parte do negócio. Dependendo da empresa, podem existir certidões, documentos de identificação, contratos, processos, prontuários e assim por diante.

Então, o ideal é listar todos os tipos que estão presentes na estrutura para entender quais são os mais relevantes e como eles devem ser tratados.

2. Mapeie a atual trajetória de tramitação

Depois de saber quais são os documentos existentes, é fundamental compreender qual é o caminho que eles seguem. Em uma imobiliária, por exemplo, certidões do imóvel e do vendedor podem ser obtidas pela área comercial ou administrativa, mas seguem para o departamento jurídico.

Em outros casos, os documentos seguem caminhos distintos e também passam por etapas como assinatura, validação, registro, classificação, armazenamento e outras. Um contrato, por exemplo, será diferente de uma nota fiscal.

Cada tipo de documento tem uma demanda específica, então é necessário conhecer os principais passos de tramitação.

3. Identifique gargalos e correções

Nessa identificação inicial, já será possível observar pontos de melhoria no fluxo de documentos. Como a ideia é obter mais organização e padronização, tais aspectos já devem ser reconhecidos para que sejam trabalhados posteriormente.

É interessante saber, por exemplo, quais são os gargalos do fluxo de documentos, qual é o nível de risco na atual situação e até quais problemas já ocorreram. Isso permite ter uma visão mais clara sobre os pontos de melhoria e o que deve ser feito para atingir os novos objetivos.

Ao planejar as mudanças, entretanto, é importante entender como ela afetará outras etapas e outros setores do negócio. O gerenciamento de mudança deve ser completo, para que a otimização realmente seja útil para os resultados.

4. Separe os documentos

Para manter a organização documental em dia, também é interessante pensar nas medidas de classificação. Entre elas, está a separação de documentos, de acordo com critérios específicos.

É o caso de separar contratos com clientes de contratos com fornecedores, por exemplo. Ainda, é importante separar as certidões conforme o tipo de processo que as utilizam. Outras possibilidades incluem a separação por datas, por setores e assim por diante.

O ponto principal é que, dessa forma, torna-se viável criar áreas específicas de documentos, o que favorece o rastreamento e também a continuidade no fluxo.

5. Digitalize os documentos

Por melhor que seja a organização dos documentos, procurá-los fisicamente nem sempre é fácil. Em um escritório de advocacia, por exemplo, não é tão simples encontrar um processo ou uma certidão entre centenas e até milhares de outros disponíveis.

Para resolver essa questão, é interessante recorrer à digitalização dos documentos. Transformá-los em arquivos digitais e até pesquisáveis poderá facilitar o fluxo de informações.

A partir dessa etapa, vale a pena focar em solicitar documentos digitais, em vez de focar apenas nas versões físicas, sempre que possível. Assim, o fluxo de documentos de maneira digital é mantido.

6. Aposte no armazenamento em nuvem 

Tão importante quanto digitalizar os documentos é fazer com que eles sejam armazenados de modo seguro e prático. Uma das formas de garantir isso é por meio do armazenamento em nuvem, que permite que você faça o upload dos arquivos digitais em um servidor remoto.

Essa é uma maneira de ter mais segurança, já que não é preciso se preocupar com a proteção ou o controle de acesso físico aos documentos, por exemplo. Isso diminui os riscos de vazamentos e favorece o acompanhamento do fluxo.

Além disso, é possível ter total mobilidade e acessar as informações de onde estiver. Isso torna o processo mais eficiente e flexível, de acordo com as necessidades.

7. Automatize o fluxo de documentos

Como visto, a organização dos documentos se beneficia do uso estratégico de tecnologia. Para tornar o fluxo documental ainda mais estruturado e adequado, é interessante pensar na automação de tarefas.

A ideia é utilizar ferramentas e recursos que ajudem a gerenciar melhor a entrada e o armazenamento de documentos, de acordo com a estrutura e com as necessidades do negócio.

Nesse sentido, a plataforma CBRdoc pode ajudar. Por meio da ferramenta, é possível solicitar documentos e certidões simultaneamente, com o apoio de quem é especialista em buscar tais informações.

Também há a chance de acompanhar tudo online e, principalmente, de forma centralizada. Isso ajuda a estruturar o fluxo e garante que você rastreie todas as solicitações.

Além de tudo, não é preciso se comprometer com mensalidades ou planos variados. Seu negócio só paga pelo que efetivamente solicitar, tendo suporte exclusivo e especializado.

8. Acompanhe o desempenho do fluxo documental

Após instituir as mudanças sobre o fluxo de documentos, é importante garantir que ele esteja funcionando como o esperado. Por isso, vale a pena realizar um acompanhamento quanto à performance de suas etapas.

É o caso de definir métricas e indicadores-chave de performance (KPIs), como o número de eventos críticos de segurança sobre documentos ou o nível de produtividade atrelado à gestão. Assim, será possível identificar novas oportunidades, implementando melhorias de modo contínuo.

Como você viu, o fluxo de documentos é uma parte essencial do negócio e deve acontecer de forma organizada e estruturada. Com essas dicas, há como tornar a tramitação mais eficiente para auxiliar a empresa a conquistar resultados melhores.

Nesse processo, a tecnologia é especialmente importante. Para solicitar documentos em todo o país com a ajuda de quem realmente entende do assunto, conheça a plataforma da CBRdoc!