Os processos burocráticos custam tempo, esforço e outros recursos que poderiam ser mais bem empregados no negócio. Por isso, é essencial saber como reduzi-los em sua rotina.

Dentro da rotina de um negócio, é comum que existam processos burocráticos. É o caso da financeira que precisa realizar a análise de crédito, do escritório de advocacia que lida com diversas ações ou da imobiliária que tem que fazer Due Diligence nos contratos, por exemplo.

Porém, a burocracia também pode ser um empecilho para a empresa. Se estiver em excesso, ela pode gerar desperdício de tempo, diminuição da qualidade, prejuízos financeiros e mais. Ao reduzi-la, por outro lado, ganha-se produtividade, eficiência e foco na atividade-fim.

Felizmente, existem meios de atenuar os processos burocráticos e mesmo diminuí-los na empresa. Veja 5 formas de fazer isso e entenda como agir!

1. Defina as prioridades do negócio

O primeiro passo para reduzir a burocracia é identificá-la. Para tanto, é necessário compreender o que é importante para o empreendimento, pois é isso que permite compreender quais são as tarefas desnecessárias ou que podem ser simplificadas.

Logo, vale a pena fazer um mapeamento de processos para entender o que é essencial. Por exemplo: o atendimento do cliente de uma imobiliária é indispensável e exige atenção da equipe específica.

Porém, a busca por certidões e outros documentos é uma burocracia que não faz parte das prioridades do negócio, embora ajude a alcançar certos resultados. Assim, é fundamental identificar essas questões.

2. Ofereça autonomia para a equipe

Reduzir os processos burocráticos também exige atenção com a centralização excessiva. Se a intenção for controlar todos os passos da equipe, tudo precisará ser aprovado e será necessário tomar muitas decisões. Como consequência, há o micro gerenciamento e a perda de eficiência.

Em vez disso, o melhor é conceder autonomia ao time. Desse modo, pequenos problemas e entraves podem ser resolvidos pelos próprios profissionais. À gestão, caberá a atuação mais estratégia e o auxílio na resolução de questões pontuais.

3. Otimize e reduza o número de reuniões

Por mais que a comunicação interna seja importante, é preciso ter atenção para que ela não se torne um obstáculo burocrático. Isso acontece, por exemplo, quando a realização de reuniões é excessiva e não agrega valor verdadeiro.

Em vez de transformar toda troca em reuniões, vale usar outros canais, como comunicadores instantâneos e demais recursos online. No caso de uma reunião ser essencial, vale a pena definir e divulgar uma pauta para os participantes.

Desse modo, todos estarão a par do assunto e a reunião poderá focar no que realmente importa.

4. Digitalize os documentos

Parte dos processos burocráticos está ligada à documentação física. Afinal, além de ser necessário emitir um documento é preciso categorizá-lo, arquivá-lo, fazer a guarda adequada e depois gastar tempo buscando por ele.

Para resolver essa questão, é válido focar na digitalização para a gestão de documentos. Com os arquivos digitais, é mais fácil manter a segurança, garantir o acesso a quem precisa e fazer pesquisas, quando necessário. Assim, pode-se eliminar uma boa parte da burocracia.

5. Automatize os processos

Para ganhar eficiência, é interessante pensar em criar rotinas que possam ser replicadas e reproduzidas. Uma das maneiras de fazer isso é pela padronização e pela automação de processos.

Com o apoio de tecnologia, é possível executar tarefas repetitivas e burocráticas de modo rápido, confiável e eficiente. Logo, há como liberar recursos técnicos e humanos para focar em questões mais estratégicas.

Com a CBRdoc, você consegue focar a automação na gestão documental. Por meio da plataforma, é possível solicitar múltiplos documentos de uma só vez, de qualquer lugar do país.

Você só paga pelo que pedir e pode optar por documentos digitais ou físicos. Assim, conta com um time especializado e dedicado à busca de documentação, enquanto sua equipe pode focar em outras tarefas que não envolvem a burocracia administrativa ou gerencial.

Além disso, a plataforma é online e centraliza solicitações e informações. Desse modo, é possível conceder acesso aos profissionais adequados, garantindo integração do conhecimento e melhoria na comunicação interna.

Com essas 5 dicas, agora você sabe como reduzir os processos burocráticos e seus impactos. Como consequência, seu negócio poderá focar no que é mais importante para o cotidiano.

Já que a tecnologia pode ajudar, conheça a CBRdoc e saiba tudo sobre a nossa solução!