O aumento de produtividade na empresa é fruto de planejamento alinhado a uma atuação estratégica. Confira as dicas para alcançar esse resultado!
Saiba como aumentar a produtividade na empresa
A atuação estratégica podem gerar resultados importantes para o negócio e para o seu posicionamento no mercado. Porém, alcançar esse desempenho exige preparação, uma boa tomada de decisão e o uso das ferramentas certas.
Dessa forma, existe a chance de superar desafios de mercado e de se consolidar, o que pode favorecer toda a estratégia. Com mais informações nesse sentido, portanto, o negócio pode chegar mais longe.
Para saber como isso é possível, veja como aumentar a produtividade na empresa ao conhecer o processo completo!
Qual a importância de aumentar a produtividade?
A busca por mais produtividade está relacionada a todos os benefícios que ela pode oferecer. Por meio do aumento da eficiência, é possível diminuir os custos gerais — afinal, há menos desperdícios e menor utilização geral dos recursos.
Isso ajuda a elevar o nível de lucratividade do negócio, o que favorece a saúde financeira e pode estimular a continuidade do negócio no mercado.
Outro ponto importante é que uma empresa produtiva tende a entregar mais qualidade. Isso acontece pelo foco em etapas que são cruciais e que definem a adoção dos elementos técnicos ligados ao negócio.
Por todos esses fatores e também por outras vantagens, o aumento de produtividade pode tornar a empresa mais competitiva. Para pequenos e médios negócios, isso é importante para aumentar a participação no mercado e também para ampliar as chances de se consolidar no segmento de interesse.
Por onde começar?
Sabendo que otimizar a produtividade da empresa é tão importante, você deve ter uma ideia geral de como começar. Um dos primeiros passos consiste em identificar quais são os gargalos produtivos e quais impactos eles geram nos resultados.
A ideia é compreender quais são os pontos de atenção e que, se melhorados, podem “destravar” o desempenho de outras etapas. Assim, é possível gerar um efeito cascata positivo.
Também é necessário entender o que o mercado tem feito, de modo geral. Conhecer os desafios da concorrência e o modo de superá-los pode inspirar mudanças a favor da sua produtividade.
Não menos importante, é preciso estar preparado e aberto às mudanças. O negócio deve estar pronto para colocar em prática novas formas de trabalhar e mudar sua perspectiva se a intenção for ser mais produtivo.
Qual o conceito de core business?
Ao falar na produtividade na empresa, também é importante entender conceitos que têm impacto, como o core business. Ele pode ser traduzido como a atividade-fim do negócio e é considerado o seu grande diferencial.
Esse tipo de atividade corresponde ao que o negócio sabe fazer de melhor e que está mais capacitado para executar. Também indica o que gera o maior valor agregado para os clientes e de onde é obtida a principal parte da renda.
Pense em um consultório médico. É necessário dar conta de diversas tarefas, como marcação de consultas, gerenciamento do estoque e armazenamento de prontuários. Porém, a atividade-fim é o atendimento de saúde prestado aos pacientes.
A identificação do core business é importante para a produtividade da empresa porque ajuda a entender no que se deve focar para obter mais resultados. Assim, é possível aumentar as chances de alcançar novos patamares.
No exemplo do consultório, focar em realizar marcações mais eficientes ou em deixar o estoque em dia pode não ser o melhor. Embora essas sejam tarefas necessárias para o funcionamento do negócio, não são diretamente percebidas pelo paciente e também não geram, necessariamente, mais desempenho.
Portanto, é importante direcionar os esforços para aquilo que pode oferecer uma performance melhor. Principalmente, é preciso aproveitar os recursos limitados de forma estratégica para possibilitar o alcance dos resultados esperados.
Como aumentar a produtividade da empresa?
Ciente da necessidade de aumentar a produtividade da empresa, é o momento de colocar em prática as mudanças que ajudarão a conquistar resultados melhores. Desse modo, é possível posicionar o negócio da maneira desejada e aproveitar todos os benefícios de um cenário mais produtivo.
Na sequência, você conhecerá quais são os passos essenciais para alcançar mais produtividade na empresa!
Estabeleça metas
Antes de implementar qualquer mudança, é indispensável ter um bom planejamento. Nesse sentido, o preparo envolve o estabelecimento de metas.
Nesse momento, a ideia é determinar qual é o nível de desempenho que se espera atingir. Uma imobiliária, por exemplo, pode definir o volume de contatos que pretende fazer em um período. Já uma financeira pode estabelecer como objetivo aumentar o volume analisado de pedidos de crédito.
Porém, não basta determinar as expectativas dos resultados. É essencial ser realista, o que significa definir metas alcançáveis e viáveis — tanto em relação ao desempenho atual quanto em relação ao período definido para o alcance.
Elabore um plano de ação
Depois de determinar quais são os resultados para alcançar, é preciso criar um plano de ação. A ideia é prever todas as fases e todos os passos que devem ser dados a favor do aumento de produtividade na empresa.
Também é recomendado definir indicadores junto a esse planejamento. Desse modo, existe a chance de acompanhar a implementação de cada mudança e como os resultados têm sido obtidos.
Defina os papéis e as responsabilidades
Mais importante que criar um planejamento é garantir que ele seja colocado em prática. Por isso, uma parte fundamental para o aumento de produtividade envolve a definição de funções e obrigações.
É indispensável que todos saibam quais são suas responsabilidades e quais resultados devem apresentar. Ter funções claras também ajuda a definir a organização. Então, isso será útil não apenas na aplicação das mudanças, como para a consolidação de uma nova rotina para o negócio.
Cuide da gestão de pessoas
Também é importante considerar que a busca por resultados melhores não pode fazer com que a empresa se esqueça da relevância dos talentos. A atuação dos colaboradores é especialmente importante nesse momento e pode ajudar a determinar como acontecerá a consolidação dos novos processos.
É importante, por exemplo, que a empresa conte com uma atuação integrada e que aproveite as melhores habilidades de cada pessoa. Sem isso, pode ocorrer um aumento na rotatividade e uma perda geral na capacidade de obter novos resultados.
Invista em treinamento
Por falar na gestão de pessoas, um dos segredos para o aumento da produtividade na empresa é a qualificação dos profissionais. Quanto mais preparados eles estiverem, melhor tende a ser o resultado que entregam e mais fácil é absorver as mudanças — especialmente, as de caráter técnico.
Por isso, vale a pena planejar treinamentos constantes para todo o time. Eles podem focar no plano de ação rumo à produtividade, esclarecendo mudanças, funções e novas rotinas.
Porém, também devem ser orientados para o desenvolvimento de conhecimentos e de habilidades. Desse modo, é possível ter um time que é preparado para, cada vez mais, encontrar soluções de modo eficiente.
Otimize a comunicação
Para alcançar resultados melhores, também é essencial focar na comunicação — e isso faz parte de uma boa gestão de pessoas, inclusive. Portanto, é necessário pensar em maneiras de viabilizar e facilitar a troca de informações.
Um canal de comunicação top down (da gestão para as pessoas subordinadas) ajuda, mas pode ser otimizado por um canal que também é bottom up (dos funcionários para a gerência). Assim, é possível dar e receber feedbacks, o que tende a melhorar o desempenho.
Além disso, é necessário considerar a integração e a troca de informações entre as partes — tanto entre funcionários quanto entre setores do negócio, por exemplo.
Melhore a gestão de documentos
Como você acabou de ver, uma comunicação eficiente é essencial para alcançar os resultados. Porém, é impossível ter bons resultados se a documentação não for organizada e estruturada. Afinal, os documentos carregam boa parte dos dados indispensáveis para que se estabeleça uma troca positiva.
Portanto, uma ação importante nesse sentido consiste em estabelecer uma gestão de documentos eficiente. É importante mapear os processos relativos ao gerenciamento, estabelecer padrões de armazenamento e acesso, definir a estrutura correta e assim por diante.
O processo envolve conhecer as necessidades específicas do negócio e trabalhar adequadamente com o fluxo de documentos. Assim, é possível garantir a disponibilidade das informações conforme a necessidade.
Controle o fluxo de trabalho
Tanto na gestão de documentos quanto nas outras tarefas críticas do negócio, vale a pena desenvolver um fluxo de trabalho ou workflow. É interessante estabelecer como os processos se relacionam e como devem ser executados ao longo do tempo.
Há diversos fatores que justificam a necessidade de um bom fluxo de processos, sendo um deles a previsibilidade. Com ele, é possível conhecer os resultados esperados em cada momento e local do negócio, o que ajuda a direcionar esforços e a aumentar o nível de eficiência.
Terceirize processos
Como você viu, o core business deve ser o foco de atuação da gestão. Para que isso seja possível, vale a pena considerar terceirizar as tarefas que não sejam consideradas tão relevantes ou que possam ser executadas externamente com alta qualidade.
Um escritório de advocacia, por exemplo, precisa lidar com diversos documentos, considerando as necessidades de clientes distintos. Se os esforços do negócio estiverem concentrados em solicitar certidões e outros documentos, há menos recursos disponíveis para resolver questões técnicas e especializadas.
Nesse caso, vale a pena terceirizar essa etapa para uma equipe que foque apenas nessa questão. Com isso, é possível obter resultados mais eficientes, sem sacrificar o atendimento às demandas do cliente.
Conte com novas tecnologias
Para alcançar uma produtividade maior, também é interessante recorrer ao uso da tecnologia. Por meio das ferramentas certas, é possível automatizar processos, evitar erros e melhorar a comunicação.
Com uma plataforma voltada para a gestão de documentos, por exemplo, existe a chance de centralizar as solicitações de documentos, acompanhar o processo e comunicar os dados de forma clara. Como consequência, tudo isso se reflete (positivamente) na eficiência operacional do negócio.
Por que otimizar a gestão de documentos?
Como você viu, cuidar da gestão documental é um ponto relevante para aumentar a produtividade na empresa. Isso acontece porque, na prática, armazenar, acessar e proteger os documentos certos afeta diretamente os resultados.
A seguir, você entenderá por que favorecer o gerenciamento de documentos é tão importante!
Evita falhas de comunicação
Os documentos são, acima de tudo, fontes de informações relevantes e necessárias. É possível conferir contratos, acompanhar dados das partes interessadas ou mesmo entender o nível de progresso rumo aos resultados. Portanto, são indispensáveis para a troca entre todos os envolvidos.
Com uma gestão que seja eficiente nesse sentido, evitam-se falhas de comunicação. Como consequência, o fluxo é favorecido, assim como a conquista de performance.
Diminui a burocracia de processos
Além disso, uma gestão de documentos adequada pode servir para tornar os processos menos burocráticos. Essa é uma forma de eliminar tarefas desnecessárias, como ter que reunir todos os documentos em um só lugar. Uma plataforma centralizada resolve tal questão, de uma só vez.
Assim, o negócio tem a chance de se tornar mais ágil e, assim, de alcançar um patamar mais interessante.
Aumenta o nível de segurança
Outro ponto de destaque quanto à gestão documental é a segurança que ela oferece. Primeiramente, é um meio de atender às regras impostas pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Além disso, favorece a realização da chamada Due Diligence. Desse modo, é possível identificar todos os riscos e mitigá-los, caso seja necessário. Isso pode ser especialmente útil em processos de aquisição e fusão, por exemplo.
Favorece a regularidade do negócio
Uma gestão de documentos efetiva também é importante para manter o negócio dentro da regularidade definida por lei. A obtenção de certidões e certos documentos, por exemplo, é obrigatória para a assinatura de certos contratos.
Do mesmo modo, determinados documentos devem ser armazenados por um tempo mínimo obrigatório. Com planejamento, mapeamento e tecnologia é possível atender a tais condições.
Aumentar a produtividade na empresa é possível, desde que haja planejamento e uma tomada de decisão estratégica. Pela identificação dos pontos de atenção, de metas realistas e de mudanças quanto ao foco de atuação, é possível ter um negócio mais eficiente — ainda mais ao ter a tecnologia como aliada.
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