Fazer uma boa gestão de documentos no escritório de advocacia contribui para o aumento da produtividade. Saiba como melhorar essa gestão!
As empresas geralmente precisam lidar com muitos documentos e certidões, mas a situação é mais desafiadora quando se trata de negócios que atuam na área jurídica. É verdade que o formato digital pode facilitar consultas, mas nem mesmo ele elimina a necessidade de gerenciamento constante.
Com uma boa gestão de documentos no escritório de advocacia, a equipe pode acessar com rapidez as informações necessárias na rotina de trabalho, e o próprio ambiente — tanto físico quanto digital — se torna mais organizado, resultando em maior produtividade.
A seguir, falaremos sobre os documentos mais comuns em escritórios de advocacia e daremos 5 dicas de como fazer a gestão deles. Continue lendo e entenda!
Quais são os documentos mais comuns em escritórios de advocacia?
No dia a dia, você deve lidar com diversos documentos jurídicos, como:
- modelos de petições;
- propostas;
- contratos;
- escrituras;
- procurações;
- certidões variadas.
Guias de pagamento referentes a obrigações fiscais, previdenciárias, trabalhistas e tributárias também devem ser comuns, certo?
E não podemos nos esquecer do cadastro de clientes, que geralmente contém dados armazenados em ambiente virtual e cópias físicas de documentos. Quando se trata de pessoas jurídicas, a quantidade de documentos é ainda maior.
Se não houver organização, toda essa documentação pode se tornar fonte de estresse e prejudicar a sua produtividade e da sua equipe. Desse modo, fica claro como é importante cuidar da gestão de documentos no escritório de advocacia.
Como ter eficiência na gestão de documentos no seu escritório?
Separamos algumas dicas que ajudarão você a melhorar a gestão de documentos jurídicos e certidões no seu escritório. Perceba que as sugestões abaixo visam garantir a organização não só de documentos físicos, mas também digitais. Confira!
1. Defina o local do arquivo
Quando não há um lugar específico para o armazenamento de documentos, é natural que eles fiquem espalhados. No entanto, isso não apenas dificulta as consultas como também aumenta a desorganização do local.
Por isso, defina a área onde todos os documentos serão guardados. Verifique se a quantidade de móveis, caixas e pastas é suficiente, e, se não for, providencie a compra daquilo que está faltando.
No caso de documentos digitais, pense em como seria difícil acessá-los se estivessem espalhados por vários pen drives, computadores e pastas na nuvem. Portanto, defina um local para armazená-los. A fim de facilitar o acesso, concentre-os em apenas um espaço, de preferência organizados por categorias e disponíveis em ambiente online e seguro.
2. Estabeleça critérios de organização
Você precisa definir critérios para separar os documentos a fim de organizá-los. Visto que há escritórios de advocacia atuando em nichos variados, cada advogado pode ter um ponto de vista com relação ao melhor critério.
No entanto, organizar os documentos de acordo com o nome do cliente geralmente é uma maneira eficiente de fazer essa separação. Então, dentro da pasta de cada cliente, você pode inserir subpastas, as quais conterão processos e outras demandas separadamente.
3. Separe o arquivo ativo e o inativo
É natural que o arquivo físico cresça à medida que o escritório consegue novos clientes e a quantidade de serviço aumenta. Por isso, imagine como estará a situação do seu arquivo daqui a um, cinco ou dez anos. Quanto mais documentos existirem no arquivo, mais difícil será fazer consultas, concorda?
Na verdade, você pode recorrer a uma plataforma de gestão de documentos para reduzir o volume de papel no escritório — falaremos sobre isso daqui a pouco. Mesmo assim, é preciso cuidar para que os documentos usados com maior frequência estejam mais acessíveis.
Para isso, você pode separar uma área para o arquivo morto. Nele serão guardados documentos como comprovantes de pagamento, contratos antigos e processos já concluídos. Assim, esses papéis não dificultarão as consultas que você faz no dia a dia.
4. Evite o uso de papel
A gestão de documentos no escritório de advocacia pode se tornar mais eficiente quando se reduz o uso de papel. Essa atitude vai ao encontro de práticas sustentáveis, por conta do menor consumo de papel, toner e eletricidade.
Além disso, um grande volume de papel geralmente prejudica a produtividade da empresa, visto que o tempo de procura de documentos pode reduzir a eficiência do serviço. Por outro lado, quando se trata de documentos digitais, a consulta é mais rápida.
Mas é preciso ter em mente que a guarda de documentos digitalizados não exclui a necessidade de organização. Além disso, é fundamental garantir que eles sejam armazenados de maneira segura, protegidos contra qualquer tipo de acesso não autorizado. Por isso, para reduzir o uso de papel e digitalizar documentos, o ideal é investir em tecnologia.
5. Conte com a tecnologia
É difícil imaginar uma empresa funcionando bem sem usar a tecnologia. Além de computadores, impressoras e outros equipamentos, é importante contar com bons softwares. Não estamos falando apenas de pacotes com editor de texto e planilha de cálculo, mas também de programas que resolvem problemas específicos de um escritório de advocacia.
Existem, por exemplo, plataformas voltadas para a gestão de documentos e certidões, como é o caso da CBRdoc. Aliás, ela vai além da gestão, se encarregando também da busca de documentos à medida que eles são solicitados pelo cliente.
Desse modo, os colaboradores podem se concentrar em atividades mais complexas, o que significa um melhor aproveitamento dos recursos.
Como a CBRdoc pode ajudar nessa gestão?
A CBRdoc trabalha com mais de 25 mil instituições espalhadas pelo país, como juntas comerciais e cartórios, entre outros órgãos. Por isso, quando precisar de um documento ou certidão que você ainda não tem, basta solicitá-lo na plataforma que nós localizamos, buscamos e entregamos para você.
Percebe como essa funcionalidade pode aumentar a eficiência do trabalho realizado no seu escritório de advocacia? Com a ajuda dela, é possível delegar a obtenção de documentos à CBRdoc para economizar tempo. Inclusive, você pode optar entre as versões digital e impressa.
Tudo isso sem contar a organização e a centralização dos documentos. Com a CBRdoc, os colaboradores do escritório podem receber acesso ao arquivo digital, o que contribui para a produtividade de toda a equipe.
Uma boa gestão de documentos no seu escritório de advocacia aprimorará a qualidade do serviço prestado aos clientes. Até mesmo os colaboradores trabalharão mais satisfeitos em vista do aumento de sua produtividade e do bom andamento das atividades no escritório.
Para alcançar esses bons resultados, é importante fazer as melhorias necessárias o quanto antes. Por isso, conheça a solução de solicitação e gestão de documentos da CBRdoc!