O gerenciamento de riscos deve ser feito de forma completa no negócio, de modo a evitar perdas que possam ocorrer. Para prevenir e mitigar os riscos, o processo de Due Diligence pode ser útil.

Livremente traduzido como “diligência devida”, consiste em um conjunto de práticas que devem ser executadas antes da aquisição de bens e ativos, da conclusão de ativos e mesmo da contratação de colaboradores ou do fechamento de parcerias, por exemplo.

Mas você sabe como realizar a Due Diligence corretamente? Neste artigo, você conhecerá 6 dicas que podem ajudá-lo. Confira!

Por que aplicar o processo de Due Diligence no negócio?

A preocupação com a aplicação e com a otimização da Due Diligence tem como principal motivo os benefícios que ela pode trazer. Como visto, o processo é capaz de ajudar o negócio a prevenir riscos que surgem em operações diversas.

Porém, também é possível observar outras vantagens, como a redução de perdas, o aumento da eficiência das etapas e mesmo a identificação de fraudes. Portanto, é uma etapa que pode ajudar a empresa a adotar boas práticas de gerenciamento.

Dependendo do contexto no qual o empreendimento está inserido, a Due Diligence pode servir de apoio ao setor de compliance, especialmente voltado para evitar falhas e garantir bons resultados.

Como otimizar a Due Dilligence em 6 dicas?

Ao mesmo tempo, não basta executar o processo de Due Dilligence de forma genérica. Além de personalizá-lo para o contexto do seu negócio e das obrigações específicas, vale a pena adotar estratégias de otimização quanto ao desempenho.

Na sequência, veja quais são 6 recomendações para otimizar a execução de Due Diligence melhor em seu empreendimento!

1. Realize um planejamento completo

Como deve acontecer em todo processo significativo para a empresa, o planejamento é o primeiro e mais importante passo. Nesse contexto, faça um reconhecimento de cenário, identificando tudo o que é necessário para a transação a ser executada.

Uma imobiliária, por exemplo, deverá dar atenção às exigências da negociação de imóveis, considerando os documentos específicos dessa transação. Já uma empresa que passará por uma fusão precisará considerar as etapas e as informações necessárias sobre o ambiente interno e sobre o outro negócio.

O planejamento deve conter todas as etapas que devem ser executadas e a dependência existente entre processos. Na prática, ele servirá como um mapa para que nenhuma questão seja deixada de fora.

2. Faça uma pré-análise dos documentos

Na Due Diligence, uma das fases mais importantes envolve a documentação. Antes de partir para uma avaliação completa logo no começo, convém fazer uma pré-análise das informações mais relevantes.

Esse é um momento adequado para levantar todos os documentos e certidões que serão necessários. Entre o que podem ser exigidos, estão:

  • certidão fiscal e fazendária do imóvel;
  • certidão de elementos cadastrais do imóvel;
  • certidões negativas de débitos de tributos municipais, estaduais e federais;
  • certidão de situação fiscal;
  • certidões cíveis;
  • certidão negativa de débitos trabalhistas;
  • consulta de sociedade;
  • comprovante de situação cadastral de CNPJ;
  • certidão de dívida ativa;
  • certidão de regularidade do FGTS;
  • certidão negativa do imóvel;
  • consultas de protestos;
  • certidão de dados cadastrais do imóvel;
  • certidões negativas de pedidos de falência, concordatas, recuperações judiciais e extrajudiciais;
  • certidões vintenárias de propriedade do imóvel;
  • certidão ambiental;
  • certidão de desapropriação;
  • certidão de tombamento municipal ou estadual;
  • certidão do memorial de loteamento;
  • certidão de protesto;
  • certidão de negativa de débitos em órgãos federais, como IBAMA e MTE;
  • certidões de distribuidores criminais, entre muitos outros documentos.

Note que nem todos são exigidos em todas as etapas, já que alguns são específicos do setor imobiliário ou voltados para o proprietário, por exemplo. É por isso que essa pré-avaliação é necessária, já que auxilia a fazer o levantamento.

Além disso, essa análise inicial ajuda a identificar grandes problemas desde o começo. Caso não haja viabilidade de dar continuidade ao processo, é possível interrompê-lo ainda no início.

3. Centralize a documentação

Como você acabou de ver, há uma grande exigência em relação aos documentos na Due Diligence. Para manter a organização e criar um fluxo de informações que favoreça a integração, é fundamental centralizar toda a documentação.

Então, após a obtenção e a classificação de todos os documentos, é importante que eles sejam disponibilizados juntos. Dessa maneira, caso seja preciso buscar um dado específico, todos os elementos necessários estão no mesmo lugar.

4. Monitore as informações

Depois que os dados forem coletados, eles devem ser utilizados para embasar análises e, posteriormente, a tomada de decisão. Essa etapa pode contar com algum grau de delegação, pensando em setores gerenciais específicos.

Porém, ainda assim é necessário monitorar as informações. Isso significa controlar quem tem acesso a quais dados, por exemplo. Também é importante saber como o conhecimento levantado tem sido usado e quais lacunas surgiram e que geraram dúvidas.

Um bom monitoramento ajuda a conduzir corretamente o processo de Due Diligence, para que realmente haja uma análise completa do cenário.

5. Controle as solicitações

Por falar em acompanhamento, também é recomendado estar atento às solicitações que costumam ser realizadas. Pode acontecer de um participante do processo solicitar acesso a documentos que, originalmente, não fazem parte dos elementos a ele liberados.

Também é recomendado rastrear envios, recebimentos, revisões e outras etapas referentes a relatórios e resultados de análise.

Pense em um processo de Due Diligence de imóveis, para a venda de uma propriedade e que é intermediada pela imobiliária. Após a análise de documentação do proprietário e do histórico do imóvel, surge uma questão sobre uma das certidões.

O setor responsável solicita um novo documento, que poderá dar continuidade ao processo. Para isso, entretanto, todos os envolvidos devem estar cientes e contar com os mesmos dados. Com um controle de solicitações, é possível fazer com que isso aconteça sem gargalos.

6. Tenha um fluxo de aprovações

Tão importante quanto obter a documentação e realizar uma análise relevante e integrada é garantir que o processo de Due Diligence chegue a uma conclusão embasada. Para tanto, faz sentido elaborar um fluxo de aprovações.

Vale a pena definir responsáveis, prazos e critérios de aprovação para que o resultado de nenhuma atrapalhe os próximos passos, por exemplo. Além de acelerar a diligência, pode trazer mais celeridade a ele, conduzindo a mais eficiência.

Como a tecnologia pode ajudar?

O processo de Due Diligence pode ser tão complexo quanto é relevante para a tomada de decisão. Porém, além de um planejamento robusto, outra questão pode torná-lo melhor: a adoção de tecnologia específica.

O recurso certo é capaz de centralizar informações, favorecer a criação de fluxos de conhecimento e aumentar a segurança. Com uma solução como a CBRdoc, é exatamente isso que você pode obter.

A nossa plataforma simplifica a solicitação de documentos e certidões e garante que a análise e a gestão de documentos sejam efetivas. Com recursos como o compartilhamento simplificado de informações, a gestão de tags e a criação de pastas, é possível manter a organização e otimizar as análises.

Agora você já sabe por que executar o processo de Due Diligence e por que ele é importante. Então, adote essas 6 dicas para torná-lo mais eficiente e, assim, conquistar resultados melhores.

Como ter a tecnologia certa faz toda a diferença, faça o seu cadastro na CBRdoc e conheça todos os recursos disponíveis!