Fazer a centralização de processos significa criar uma base de informações, reunidas em um só lugar e acessível por diversos profissionais. Mas, afinal, como fazer isso? Veja o passo a passo!

A centralização de processos de uma empresa envolve a criação de uma base comum e única, por onde circulam todas (ou as principais) informações. Um escritório de advocacia, por exemplo, pode centralizar informações das ações, enquanto uma imobiliária pode fazer em relação aos imóveis, aos clientes e aos respectivos contratos.

O fato é que esse tipo de procedimento pode gerar diversos impactos positivos, desde que seja colocado em prática da maneira certa. Quanto maior for o preparo da empresa, maior é o potencial de aproveitar o que a centralização pode oferecer.

A seguir, veja quais são as características mais importantes da centralização de processos e entenda como ela pode ser colocada em prática!

Qual é a importância da centralização de processos?

Antes de entender como fazer, vale a pena compreender por que a centralização é importante — e isso se deve a seus benefícios. A seguir, veja quais são os pontos principais!

Redução dos custos

Atuar de maneira centralizada facilita a comunicação e a troca de informações. Isso não apenas otimiza o fluxo operacional como também ajuda a evitar erros e problemas. Com isso, há uma redução de perdas, o que gera economia.

Também costuma ser mais fácil, prático e barato manter uma estrutura centralizada do que diversos recursos de um ecossistema. Como consequência, pode-se economizar sem que ocorra a perda de qualidade nos processos.

Aumento da produtividade

Com a centralização de processos, ocorrem menos gargalos produtivos e de informação. Como consequência, os processos rodam com mais facilidade e usando menos recursos, o que aumenta a produtividade.

Também pesa a favor a redução dos erros e, consequentemente, dos retrabalhos. Isso gera economia de tempo e outros recursos e favorece a eficiência geral.

Visão sistêmica

Principalmente, a centralização de processos permite obter uma visão holística dos setores e de toda a empresa. É possível entender a correlação entre as áreas, quais são os pontos críticos e o que pode ser melhorado.

Isso leva a uma tomada de decisão mais ampla, estratégica e direcionada, o que favorece a atuação do negócio.

Como implementar a centralização de processos?

A importância da centralização de processos é proporcional ao preparo necessário para colocá-la em prática. Portanto, o mais indicado é seguir etapas estruturadas que ajudem nessa mudança organizacional, de modo que ela seja consolidada ao longo do tempo.

Na sequência, você conhecerá quais são as etapas essenciais para ter sucesso nesse quesito. Confira!

Faça um planejamento

O primeiro passo consiste em um bom planejamento para a centralização, o que exige um mapeamento de processos. Identifique tudo o que é feito no negócio, os resultados e a interação com outras etapas do empreendimento.

Uma financeira, por exemplo, terá processos de avaliação e concessão de crédito, acompanhamento de clientes, prospecção de interessados e assim por diante. Integrar essas fases pode significar unir time de marketing e vendas, com uma captação e qualificação que já facilite o processo de análise.

É importante que essa avaliação ocorra de modo individual, pois a realidade de cada negócio, ainda que do mesmo setor ou atividade, é diferente. Assim, é possível encontrar as principais oportunidades de integração e centralização.

Defina os objetivos

Também é importante estabelecer quais são os objetivos com a centralização de processos. Quais dados devem ser mantidos de maneira focal? Qual será a ferramenta utilizada para obter essa centralização?

Também é necessário estabelecer em quanto tempo devem ser concluídas as etapas e como será medido o sucesso da transformação. Assim, é possível garantir que os resultados sejam mais alinhados.

Foque na documentação digital

Para garantir que a centralização de processos seja efetiva, é importante contar com informações digitais. Esse é o jeito mais eficiente de criar uma base de dados acessível por todos os envolvidos nos respectivos processos.

Portanto, vale pensar na documentação digital. Um dos caminhos envolve a digitalização de documentos, transformando certidões e outros elementos em suas versões digitais.

Além disso, vale pensar na emissão e assinatura de documentos digitais. Com os devidos cuidados, como o uso de certificados digitais, é possível garantir que eles tenham validade jurídica.

Faça o controle de acesso

Embora a centralização de processos envolva a disponibilidade de dados em um único lugar, não significa que todos devam ter a mesma permissão de acesso. Por isso, estabelecer uma hierarquia e utilizar mecanismos de controle é importante.

Com a gestão de documentos digitais, isso tende a ser mais fácil, pois é possível utilizar as ferramentas específicas para a tarefa. Então, vale a pena utilizar ferramentas que ajudem a acompanhar quem pode acessar as informações e quando e como pode fazê-lo.

Treine a equipe

Embora seja benéfica, a centralização de processos prevê uma mudança significativa na forma de atuação. Por isso, é indispensável treinar a equipe e deixá-la preparada para lidar com a nova forma de atuar.

Nesse sentido, é importante demonstrar como ficam os processos e onde os documentos e dados podem ser encontrados. Também faz sentido compartilhar objetivos para a transição, indicando o que se espera atingir com sua realização.

Dependendo do tamanho da empresa e do nível de profundidade da transformação, é importante fazer as mudanças de modo progressivo. Com isso, é possível corrigir a rota se necessário e evitar que o processo, na verdade, crie outros problemas.

Invista em tecnologia

Para que a centralização ocorra de maneira mais eficiente e controlada, é interessante utilizar a tecnologia. Como visto, recorrer à documentação digital é um caminho a ser considerado, devido às facilidades oferecidas. Porém, isso exige o uso das ferramentas adequadas.

Entre as principais soluções, está uma plataforma centralizada de documentos. Por meio dela, é possível armazenar e acessar todas as informações relevantes, ao mesmo tempo em que há o cuidado com a segurança da informação.

Assim, a implementação das mudanças tende a ser favorecida, o que ajuda na conquista do desempenho definido inicialmente.

Como a plataforma CBRdoc facilita a centralização de processos?

Já que o uso de tecnologia é tão importante, vale a pena considerar a CBRdoc para a centralização de processos. Na plataforma, é possível solicitar e acessar documentos em um só lugar, com ampla visibilidade e total segurança.

Seu negócio contará com um time especializado na busca dos documentos necessários e só é preciso pagar pelo que usar. Além disso, todos os documentos são mantidos em segurança, o que facilita a integração de pontos e o fluxo de dados.

A centralização de processos é uma etapa importante para aumentar a visibilidade, a rastreabilidade, a eficiência e a produtividade. Para tanto, o uso estratégico de tecnologia é uma das questões mais relevantes para considerar.

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