Como líder, fazer uma boa gestão do tempo é essencial para incrementar os resultados do seu time e da empresa. Neste artigo, você verá 7 dicas para acertar nessa etapa. Confira!
A atuação de gestores e lideranças exige preparo, conhecimento técnico e habilidades comportamentais diversas. Além disso, é preciso cuidar da gestão de tempo, que envolve diversas técnicas para otimizar o aproveitamento do período disponível para executar as tarefas.
Cuidar desse gerenciamento é especialmente importante para os líderes e para toda a empresa. Afinal, é uma forma de reduzir o tempo gasto com tarefas pouco estratégicas, melhorando a habilidade de tomar decisões relevantes. Também ajuda a garantir mais eficiência e produtividade, o que se reflete nos resultados do time e da empresa.
Quer descobrir como fazer a gestão de tempo da maneira ideal? Confira 7 dicas que são essenciais nesse processo!
1. Faça um planejamento estratégico de tarefas
Para que a gestão de tempo realmente seja efetiva, é indispensável contar com um planejamento robusto de todas as atividades, tarefas e obrigações. Assim, é possível realizar um diagnóstico da situação e compreender quais são os gargalos e pontos de atenção.
No geral, o planejamento permite ter uma visão ampla e crítica sobre a situação, viabilizando um diagnóstico dos fluxos de trabalho. A partir disso, é possível estabelecer quais são as prioridades, distribuindo-as ao longo do dia e da semana, por exemplo.
Principalmente, um bom planejamento estratégico favorece a organização. Assim, é mais simples criar um fluxo que faça sentido para dar conta das responsabilidades da liderança.
2. Defina metas SMART
Depois que o diagnóstico inicial é realizado, vale a pena estabelecer objetivos claros para a conclusão das tarefas. Além disso, é oportuno estabelecer novas metas para melhorar o aproveitamento do tempo, gerando a eficiência desejada.
Nesse contexto, pode ser interessante estabelecer as chamadas metas SMART. Nesse caso, elas devem ser:
- específicas (S): cada meta deve envolver um resultado claro;
- mensuráveis (M): é essencial que todo objetivo possa ser acompanhado por métricas;
- alcançáveis (A): os resultados de interesse devem ser viáveis, considerando os recursos disponíveis;
- relevantes (R): os objetivos devem ter impacto real e consistente nos resultados do time ou da empresa;
- temporais (T): é preciso atrelar os objetivos a prazos definidos para a conclusão.
Para entender melhor como aplicar, imagine que você deseje utilizar melhor seu tempo para tomar decisões estratégicas. Em vez de simplesmente criar esse objetivo, você pode criar uma meta SMART.
É o caso de definir, por exemplo, uma redução de 15% na duração das reuniões pelos próximos 3 meses. Então, a meta é específica porque diz respeito a uma questão pontual (a realização de reuniões mais rápidas). Também é mensurável porque a redução de tempo pode ser medida.
Além disso, é alcançável porque estabelece parâmetros razoáveis e relevantes, pois pode gerar grande impacto nos resultados. Ainda, é temporal porque estabelece um período para ser executada.
Após colocar suas metas SMART em prática, você poderá avaliar os resultados, ver quais fazem mais sentido e otimizar o planejamento estratégico.
3. Saiba delegar funções
Como líder, uma das suas principais tarefas é conseguir tomar decisões complexas e que exigem estratégia. Porém, isso se torna mais difícil se você estiver completamente ocupado com atividades operacionais e burocráticas, certo?
Para liberar tempo para a atividade-fim da sua função, convém focar na delegação de tarefas. Nesse caso, vale a pena mapear as capacidades e responsabilidades do time, buscando oportunidades de delegação para os profissionais certos.
Isso ajuda a dar mais autonomia para o time, aumenta a confiança entre os profissionais e também o ajuda a gerenciar melhor o tempo. Como consequência, é possível acelerar a conquista de resultados.
4. Adote técnicas de gestão de tempo
Além dessas dicas que ajudam na gestão de tempo, você pode utilizar outras técnicas específicas para a tarefa. Um modelo simples é o kanban. Por meio dele, você pode criar uma lista com tarefas a fazer, em realização e concluídas. Dessa forma, é possível ter visibilidade sobre o que precisa ser realizado.
Outra possibilidade é a técnica Pomodoro. Ela consiste em criar rajadas produtivas de 25 minutos, com um intervalo de 5 minutos ao final. Após 4 ciclos, é possível ter um descanso longo, de 10 a 15 minutos.
Ainda, existe a técnica de Getting Things Done (GTD). Por meio dela, você identifica todas as atividades e planeja a realização delas.
O que for simples deve ser feito imediatamente e o restante deve ser organizado em prioridades. É possível criar listas diversas, inclusive com atividades menos relevantes. Assim, você conseguirá distribuir seu tempo da melhor maneira.
5. Identifique e elimine as distrações
Como você acabou de conferir, muitas técnicas de gestão de tempo incluem o desenvolvimento de um foco estratégico nas tarefas. Isso faz sentido porque é preciso melhorar a capacidade de atuação para conseguir fazer mais ao longo dos dias — o que é especialmente importante para líderes.
Para garantir mais produtividade, é importante evitar a procrastinação, dentro do possível. Isso pode ser feito, em especial, ao identificar as distrações e pensar em como corrigi-las.
Se os e-mails forem uma fonte de distração, vale limitar o acesso a períodos específicos. O mesmo vale para redes sociais, reuniões ou outras tarefas adjacentes.
Portanto, a gestão de tempo também envolve maximizar a atenção ao que é realmente relevante e pode causar um impacto positivo nos resultados.
6. Integre as informações
Para que a gestão do tempo seja mais eficiente, também é preciso se preocupar com a integração das informações. Isso favorece o fluxo de dados e a comunicação, tornando os processos mais eficientes.
Nesse sentido, vale a pena integrar os dados, criando uma base comum de acesso aos profissionais. Também vale a pena realizar a centralização de processos e de informações. Desse modo, é possível otimizar a troca de informações e conhecimento, o que também interfere positivamente na tomada de decisão.
7. Tenha ajuda da tecnologia
Além das dicas anteriores, a otimização da gestão de tempo pode ser feita com a ajuda da tecnologia. Nesse caso, a ideia é utilizar ferramentas de automação e que simplifiquem as etapas operacionais.
Com uma plataforma como a CBRdoc, por exemplo, é possível solicitar documentos e certidões em todo o país. Os profissionais especialistas farão a procura dos documentos físicos ou digitais, ao mesmo tempo em que a empresa só paga pelos pedidos que fizer.
Além disso, é uma forma de centralizar documentos importantes, garantindo a segurança dos dados e o acesso ao time conforme as necessidades. Desse modo, é possível reduzir o tempo necessário para obter os dados e a gestão de documentos também é facilitada.
Como você viu, a gestão de tempo pelos líderes é especialmente necessária. Sem ela, o andamento do seu trabalho e da equipe pode ser prejudicado, diminuindo a eficiência e os resultados da empresa. Por isso, vale a pena utilizar essas 7 dicas em seu cotidiano.
Como você gerencia o seu tempo atualmente? Deixe um comentário e junte-se à discussão!