Pensando nas necessidades do cotidiano empresarial, a CBRdoc lançou o kit de documentos, um recurso para facilitar a solicitação de documentos. Conheça a função neste artigo!

Fazer uma boa gestão de documentos é essencial e isso também pode envolver a automação. Dessa forma, é possível diminuir a burocracia, evitar erros e melhorar a eficiência do gerenciamento. Para ajudar nessa tarefa, a CBRdoc lançou o kit de documentos.

Essa funcionalidade poderá auxiliar sua empresa a fazer solicitações mais rapidamente e de modo alinhado às necessidades. Com isso, poderá aumentar a praticidade de todo o processo referente ao pedido de documentos.

Na sequência, você descobrirá como funciona essa ferramenta e como ela pode ajudá-lo na rotina da gestão documental!

O que é kit de documentos?

Ao fazer a solicitação de um documento, é preciso preencher dados relevantes que facilitem o encontro do item certo. Porém, muitos negócios precisam fazer múltiplas solicitações, como imobiliárias, financeiras ou escritórios de advocacia.

Se o processo for realizado individualmente, há um gasto maior de recursos humanos e de tempo. Portanto, é necessário buscar meios de automatizar essas etapas e torná-las mais práticas.

O kit de documentos é uma funcionalidade que foca exatamente nesse aspecto. Por meio dele, é possível garantir a busca por um kit completo de documentos e certidões, de uma só vez.

Como funciona o novo recurso da CBRdoc?

Para entregar esses resultados, o kit de documentos da CBRdoc conta com características importantes para o seu funcionamento. Ao conhecê-las, você entenderá como a ferramenta pode ser útil para o seu cotidiano. Descubra!

Busca direta dos documentos mais pedidos

No cotidiano do seu negócio, é normal ter que pedir certos documentos com relativa frequência. A nova ferramenta vem para auxiliar exatamente nessa questão, já que torna mais fácil a tarefa de buscar os documentos e as certidões que são necessárias com maior frequência.

Assim, você poderá fazer os pedidos de maneira quase automática, sem precisar se preocupar em refazer o processo do zero toda vez.

Identificação de campos duplicados

Outra grande vantagem do kit de documentos é o uso da inteligência para identificar os campos duplicados que existem nas solicitações. Afinal, ao pedir documentos diferentes, pode ser necessário apresentar dados iguais, como o CPF ou o CNPJ.

Com o kit de documentos, os campos iguais são identificados facilmente. Com isso, é possível evitar que seja preciso preencher as mesmas áreas diversas vezes.

Criação de planilha personalizável

No final do processo de uso e preenchimento do kit de documentos você poderá obter uma planilha personalizável do Excel. Nesse documento, constarão todas as colunas com as informações que devem ser preenchidas. Em seguida, é só copiar e colar os dados na planilha e fazer o upload na plataforma para enviar a solicitação.

Essa é uma etapa importante, já que você não precisará se preocupar em criar o arquivo ou converter o formato. Uma vez que a planilha esteja disponível, é só preencher, enviar pela plataforma e aguardar o prazo para recebimento dos documentos digitais ou físicos.

Quais são os benefícios de usar essa nova funcionalidade?

O lançamento dessa funcionalidade promete trazer diferentes vantagens para os negócios que solicitam múltiplos documentos na rotina. Então, como foi pensado especificamente para o contexto operacional, o kit de documentos pode facilitar a rotina do seu empreendimento.

A seguir, veja quais são as principais vantagens que podem ser obtidas com essa ferramenta!

Economia de tempo

Preencher cada uma das solicitações de documento individualmente consome muito tempo por parte dos times. Então, o recurso acaba sendo desperdiçado em tarefas burocráticas e repetitivas, especialmente quando os campos com os dados são idênticos.

Com o kit de documentos, o processo se torna automático. Você não precisa mais preencher campos repetidos e a planilha personalizada é preenchida em questão de segundos. Assim, sobra mais tempo para focar em aspectos estratégicos que fazem parte da atividade-fim da empresa.

Aumento de produtividade

Como as tarefas repetitivas são substituídas por um recurso que favorece a automação, o negócio ganha em produtividade. Será possível solicitar mais documentos e em menos tempo, o que poderá gerar uma redução nos prazos para executar as etapas seguintes.

Além disso, a produtividade poderá alcançar até mesmo os clientes. Com menos mobilização da equipe para essas tarefas, por exemplo, o atendimento pode ser favorecido.

Ademais, a rapidez para pedir os documentos pode fazer com que os clientes tenham as necessidades atendidas mais rapidamente. A elaboração de um contrato imobiliário, por exemplo, ficará mais simples se a empresa for mais produtiva na solicitação de documentos.

Já que você economizará tempo e terá mais eficiência, será possível diminuir os custos relativos a tarefas operacionais. Desse modo, também há a conquista da eficiência financeira.

Prevenção de erros e retrabalhos

Devido ao grande volume de documentos do cotidiano, é bastante comum que ocorram erros quando o preenchimento é estritamente manual e repetitivo. Como consequência, a empresa corre o risco de pagar pelo documento errado ou de ter que esperar o prazo apenas para descobrir que a solicitação foi feita incorretamente.

Ainda, os erros geram retrabalho. É preciso mobilizar novamente pessoal e interromper as tarefas executadas no momento. Como consequência, o gasto de recursos se torna muito maior para a tarefa, comprometendo a eficiência do negócio.

Com a ajuda do kit de documentos, as chances de isso acontecer são bem menores. Primeiramente, o sistema da CBRdoc já é capaz de apontar diversos erros na planilha. Além disso, não ter que preencher os mesmos campos várias vezes diminui o risco de ocorrerem falhas.

Dinamismo na gestão de documentos

No geral, o apoio do kit de documentos é determinante para que a gestão documental se torne mais ágil, integrada e eficiente. Mesmo pedidos extensos podem ser feitos em questão de segundos, dando continuidade ao fluxo de trabalho com menos esforço.

Essa também é uma medida que faz parte da transformação digital, pois favorece a incorporação da tecnologia no contexto do negócio. Assim, é possível tornar a gestão de documentos uma parte ainda mais relevante do empreendimento, favorecida pelo uso da tecnologia.

Com essas informações, agora você conhece o kit de documentos da CBRdoc e como a funcionalidade pode ajudar seu negócio. Com esse novo recurso, você poderá simplificar muitos processos operacionais e de gestão de documentos da empresa.

Quer aproveitar esse e muitos outros recursos? Fale conosco da CBRdoc e conheça o que temos a oferecer!