O backoffice é a espinha dorsal de boa parte das empresas, garantindo que a estrutura e os recursos necessários estejam disponíveis para o desempenho das demais atividades. Para conseguir resultados melhores em todo o negócio, confira como otimizar o backoffice!

Apesar de não entrar em contato direto com o público, o backoffice é uma das partes mais importantes de qualquer negócio. Em uma imobiliária, essa área pode se relacionar à elaboração dos contratos e validação de documentos, por exemplo. Em uma financeira, o setor está relacionado às tarefas administrativas que vão da análise de crédito ao gerenciamento dos documentos.

Devido a essa relevância, é fundamental que o setor opere da melhor maneira possível. No entanto, nem sempre é o que acontece e alguns sinais deixam claro que é preciso otimizar o trabalho nessa área. Entre os indícios, estão a falta de clareza, a integração ineficiente e a comunicação inadequada, entre outros pontos.

Por outro lado, otimizar o backoffice pode garantir mais qualidade, produtividade e competitividade para o negócio. Por isso, vale a pena saber como otimizar os resultados nesse sentido, certo?

Neste artigo, você conhecerá 6 dicas para otimizar o trabalho do backoffice na sua empresa. Confira!

1. Defina metas alcançáveis

A implementação de qualquer mudança ou melhoria no negócio precisa ocorrer de modo planejado e direcionado. Por isso, é importante começar fazendo um diagnóstico da situação para entender quais são os principais problemas e onde estão os maiores gargalos, por exemplo.

A partir disso, é importante estabelecer quais serão os objetivos dessa otimização. Se um escritório de advocacia deseja melhorar o cumprimento de prazos jurídicos, por exemplo, é necessário estabelecer metas nesse sentido.

Porém, é preciso ter cuidado para garantir que os objetivos sejam efetivamente alcançáveis. Do contrário, a melhoria pode gerar desmotivação, tornando mais difícil o alcance dos resultados.

2. Organize a documentação

No backoffice, é bastante comum o processamento de diferentes tipos de informações e documentos. Muitas vezes, são esses elementos que sustentam as diversas atividades administrativas — por isso, é especialmente importante ter atenção a esses elementos.

Como forma de melhorar a integração entre as atividades e otimizar a atuação, vale a pena organizar a documentação, por meio de um bom gerenciamento.

Para tornar o processo mais simples, é importante considerar a digitalização dos documentos. Dessa maneira, será mais fácil organizar, categorizar e acessar as informações, o que ajudará a criar um fluxo de dados mais eficiente.

Além disso, é fundamental garantir a segurança da documentação. O armazenamento adequado, o controle de acesso e a realização backup, por exemplo, são boas práticas que ajudam a garantir a disponibilidade dos documentos e a sua proteção.

Ainda, a atenção a essas questões de segurança é fundamental para evitar o vazamento de informações e garantir o cumprimento da legislação vigente, como a LGPD. Ademais, essa é uma forma de evitar que informações estratégicas cheguem até a concorrência, por exemplo.

3. Otimize a gestão de equipe

Para melhorar a atuação do backoffice também é importante ter uma gestão de equipe alinhada e que ajude na conquista dos resultados esperados. Um dos primeiros pontos a considerar é o tamanho do time.

É fundamental contar com o número certo de profissionais, de modo a evitar a sobrecarga de talentos devido a uma grande demanda de tarefas. Logo, convém dimensionar corretamente o time, de acordo com as necessidades do setor.

Também é importante treinar e capacitar os colaboradores — tanto para as tarefas do backoffice quanto para o uso das ferramentas que serão empregadas. Desse modo, é possível garantir uma atuação mais estratégica e direcionada  para gerar bons resultados.

4. Automatize tarefas repetitivas

Para garantir mais eficiência e produtividade no trabalho de backoffice, é essencial ter atenção com as tarefas repetitivas. Elas são especialmente comuns nos processos administrativos, como a captação de dados, a obtenção de documentos e o gerenciamento de informações.

Por isso, após mapear e identificar as tarefas repetitivas, é importante agir para automatizá-las. Nesse caso, o processo começa com uma atuação orientada para a padronização das etapas, de modo a gerar resultados consistentes.

Além disso, é necessário considerar a importância de contar com a tecnologia. No contexto de transformação digital pelo qual as empresas passam, vale a pena utilizar os recursos tecnológicos para executar tarefas com maior precisão, rapidez e com menos riscos de erros.

Entre as ferramentas, estão recursos para a gestão eletrônica de documentos, ferramentas para a gestão de tempo, softwares integrados de gestão (ERPs) e mais.

Dessa forma, o time poderá focar na atividade-fim do negócio e em questões mais estratégicas do backoffice. Assim, é possível escalar a atuação do setor, ao mesmo tempo em que a qualidade e a integração de atuação são garantidas.

5. Tenha um bom parceiro de tecnologia

Como você conferiu, a automação de tarefas é um passo importante para otimizar o trabalho de backoffice do seu negócio. Porém, não basta escolher qualquer solução do mercado e esperar que ela poderá reforçar a capacidade de atuação do setor.

Em vez disso, é preciso contar com um parceiro tecnológico robusto, integrado e com múltiplas funções relevantes. Assim, é possível incorporar a tecnologia para agregar valor aos processos dos bastidores do negócio, gerando mais eficiência e resultados que poderão ser percebidos pelos clientes.

Nesse sentido, a CBRdoc pode ajudar. Com a nossa plataforma, sua empresa pode solicitar documentos físicos ou digitais de todo o país. Com uma equipe especializada dedicada à obtenção desses dados, seu time ficará liberado para executar outras tarefas relevantes.

Ainda, a nossa plataforma permite pesquisar processos judiciais das empresas nos diversos tribunais do país, além de centralizar e integrar todos os dados. Desse modo, essa é uma ferramenta robusta e que é capaz de ampliar a capacidade de atuação da sua empresa.

6. Analise os indicadores

Depois de implementar essas medidas com foco na otimização dos processos de backoffice, é essencial ser capaz de acompanhar os resultados. Afinal, é dessa forma que é possível saber o que tem funcionado e o que ainda precisa de aprimoramentos, por exemplo.

Nesse sentido, é importante definir indicadores-chave de performance (KPIs) e acompanhar a evolução deles. A partir disso, a tomada de decisão ocorre de maneira mais embasada e estratégica, o que colabora para uma atuação cada vez mais eficiente.

Após conhecer essas 6 dicas, agora você sabe como é possível otimizar o trabalho de backoffice do negócio. Assim, seu negócio terá um suporte administrativo eficiente, evitando consequências como a baixa produtividade, consumo excessivo de recursos, erros e retrabalhos.

Quais são os principais desafios do backoffice do seu negócio? Comente!