Alcançar uma gestão de documentos eficiente depende de uma atuação otimizada e capaz de evitar os erros que são mais comuns. Por isso, vale a pena conhecer as principais falhas que podem ocorrer!
Cuidar dos documentos é uma etapa essencial para qualquer negócio. Em um escritório de advocacia, isso pode significar cuidar de contratos e processos, enquanto uma imobiliária precisa ter atenção com contratos, certidões e outros documentos. Porém, muitas empresas cometem erros na gestão de documentos que podem colocar o negócio em risco.
Dependendo da magnitude da falha, há perda de eficiência, de produtividade e até de segurança. Por isso, é importante saber quais são as falhas mais comuns e como evitá-las ou corrigi-las.
Quer descobrir quais são os erros na gestão de documentos que exigem sua atenção? Continue a leitura e veja 6 falhas para considerar!
1. Não categorizar os documentos
Um dos deslizes mais frequentes na gestão de documentos é não ter uma organização clara. Geralmente, isso acontece pela falta de categorização e identificação dos documentos produzidos e armazenados.
Para evitar essa falha, o ideal é escolher um método de classificação e incorporá-lo a todos os documentos. É possível dividir os documentos por clientes ou por tempo, por exemplo. Assim, é mais fácil encontrar as informações quando houver a necessidade.
2. Usar apenas documentos impressos
Em um mundo dominado pela transformação digital, fazer uma gestão documental apenas física leva ao desperdício de diversas oportunidades. Afinal, é preciso gastar mais para armazenar os documentos fisicamente, há mais dificuldade para pesquisar e menos controle geral dos processos.
Por outro lado, investir na digitalização de documentos adiciona praticidade e eficiência à gestão documental do negócio. Também é uma forma de integrar e centralizar dados, além de permitir um uso mais protegido, com efetivo controle de acesso.
3. Não usar a nuvem a favor da segurança
Ao recorrer aos documentos digitais, não basta mantê-los salvos nos servidores da empresa. Afinal, uma falha ou mesmo um ciberataque podem provocar perdas significativas. Além disso, esse armazenamento local dificulta o acesso móvel e a sincronização.
Logo, é um erro não utilizar a nuvem a favor da segurança e da praticidade da gestão de documentos. Para evitar essa falha, o melhor é manter ao menos cópias de segurança de modo remoto, sem deixar de sincronizar as informações. Caso seja necessário, será possível acessar as cópias.
4. Não ter uma política de documentos sólida
Até aqui, você viu erros na gestão de documentos que são comuns e que devem ser evitados. Porém, apenas impedir que eles aconteçam não é suficiente se você não tiver uma política de documentos completa e estruturada.
Sem essa definição, não há consistência ou segurança para gerar, tratar, classificar e armazenar documentos. Com isso, os riscos de erros se tornam maiores.
Portanto, é fundamental desenvolver uma política completa e garantir que todos da empresa estejam cientes sobre ela. Assim, é possível agir de forma mais estratégica a respeito da documentação do negócio.
5. Ignorar a importância de uma boa solução de tecnologia
Como você conferiu, a gestão digital de documentos é uma parte importante para o sucesso do negócio. No entanto, é um erro acreditar que todas as ferramentas disponíveis são iguais ou que o recurso certo não fará a diferença.
Em vez disso, é preciso buscar uma solução realmente completa e integrada. Com uma ferramenta tecnológica robusta, o negócio terá mais produtividade, eficiência, segurança e foco na atividade-fim.
Neste artigo, você conheceu os 5 maiores erros na gestão de documentos. É importante estar atento a eles e agir para que eles não ocorram porque, do contrário, sua empresa pode se tornar menos eficiente e pode até sofrer prejuízos diversos.
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