A emissão de certidões negativas de débitos é um dos passos mais importantes rumo à regularidade fiscal de um negócio. Com um checklist completo, você saberá como alcançar o compliance fiscal em sua empresa!

Entenda o que é compliance fiscal e quais os documentos necessários

No cotidiano do seu negócio, existe um conceito que merece atenção especial: o compliance fiscal. Ele consiste em um conjunto de boas práticas que visam a garantir a regularidade fiscal do empreendimento, gerando alinhamento com as obrigações e reduzindo riscos de erros e inconsistências.

Ele serve, portanto, para manter a empresa em situação regular, o que o torna essencial. É por meio do compliance que o negócio tem a certeza quanto ao cumprimento das obrigações fiscais, aumenta o nível de transparência, evita problemas com a fiscalização e melhora sua atuação. No geral, isso reduz custos administrativos e eleva a segurança.

Mas como alcançar esse nível de regularidade fiscal? Para ajudá-lo, elaboramos um checklist com todos os documentos que devem fazer parte da sua estrutura. Confira!

Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais

Os créditos tributários federais correspondem aos valores devidos de impostos cobrados nessa esfera. Um exemplo é o Imposto de Renda para Pessoas Jurídicas (IRPJ), mas não está limitado a ele. Para garantir que não existem pendências nesse sentido, é preciso obter a Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais.

Ela é emitida pela Receita Federal e indica o pagamento de todos os tributos dessa esfera. Se houver alguma pendência, por outro lado, o negócio não apenas fica irregular como não pode participar de licitações públicas, por exemplo.

Certidão de Regularidade relativa à Seguridade Social (CND do INSS)

Toda empresa com funcionários também é obrigada a fazer o pagamento dos valores devidos para o Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS). É dessa forma que há o sustento da Previdência Social, com porcentagens mínimas obrigatórias que incidem sobre o salário bruto dos funcionários.

Quando uma empresa deixa de pagar esses tributos, todo o sistema previdenciário é afetado e há a irregularidade fiscal.

Embora a alíquota do INSS seja um tributo federal, existe a Certidão de Regularidade relativa à Seguridade Social ou CND do INSS. Seu diferencial é que ela apresenta um histórico completo dos pagamentos, o que ajuda a identificar qualquer falha. Sua obtenção, portanto, é crucial para alcançar o compliance fiscal.

Certidão de Regularidade do FGTS

Outra obrigação das empresas em relação aos trabalhadores com carteira assinada é o pagamento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). Os recursos do FGTS são utilizados em diversos programas públicos e, principalmente, estão entre os principais direitos trabalhistas.

Portanto, não fazer o recolhimento obrigatório sobre os vencimentos brutos dos funcionários com carteira assinada pode levar a problemas com a fiscalização. Para garantir que não existem valores pendentes, existe a Certidão de Regularidade do FGTS.

Ela é emitida pela própria Caixa Econômica Federal e, além de evitar dificuldades com os órgãos públicos, diminui os riscos de ações trabalhistas.

Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas

Por falar em direitos dos funcionários, é importante que todos os valores estejam devidamente pagos — desde impostos a indenizações, por exemplo. Qualquer pendência nesse sentido poderá colocar seu negócio em risco, o que justifica a emissão da Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas.

Ela é emitida pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST) e indica que o empreendimento está em dia diante desses valores. Além de ajudar a garantir a regularidade, pode servir para identificar possíveis ações ou débitos abertos e que exigem atenção.

Certidão de Débito Estadual

Não são apenas os impostos de caráter federal que devem ser mantidos em dia para alcançar a regularidade fiscal. Os tributos estaduais também deve ser considerados. Entre eles, está o pagamento do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), por exemplo.

Então, mesmo que não existam débitos federais, valores em aberto em âmbito estadual podem gerar problemas fiscais. Nesse caso, o documento exigido é a Certidão de Débito Estadual.

Ela costuma ser emitida pela Secretaria Estadual de Fazenda (Sefaz) e é necessária em relação ao estado de cada unidade ou filial, caso aplicável.

Certidão de Débito Municipal

Da mesma forma que há a cobrança de impostos federais e estaduais, existem os tributos municipais. Entre eles, um dos mais importantes é o Imposto sobre Serviços (ISS).

De qualquer forma, toda empresa fica obrigada a pagar tributos municipais, por isso, o compliance fiscal também depende da Certidão de Débito Municipal. Cada cidade tem regras específicas de emissão, o que exige atenção redobrada para manter a documentação em dia.

Por que as certidões são importantes?

Com base nessas informações, fica claro que as certidões são essenciais para garantir o atendimento da empresa às questões fiscais e tributárias. Porém, ela é igualmente útil para realizar um acompanhamento adequado sobre a situação do negócio.

Com a emissão das certidões de modo periódico é possível identificar a existência de algum débito em aberto, por exemplo. Então, além de atestarem as condições do negócio, elas são úteis para ajudar na prevenção de problemas pela identificação prévia de débitos.

Como a CBRdoc pode auxiliar o compliance fiscal?

Para atingir a regularidade fiscal, como visto, é preciso quitar todos os valores previstos por lei. A emissão das certidões correspondentes também é importante porque garante o acompanhamento da regularidade fiscal. Caso haja algum desalinhamento nos documentos, pode-se agir para corrigi-los.

Nesse sentido, a CBRdoc pode ajudar a sua empresa. Por meio de uma plataforma centralizada, é possível solicitar todos os documentos e certidões essenciais para o negócio. Isso permite executar a Due Dilligence, o que ajuda a diminuir os riscos.

Além disso, com a CBRdoc você paga apenas pelo que efetivamente usar e conta com uma equipe qualificada. Assim, é muito mais fácil reunir toda a documentação necessária e fazer o acompanhamento contínuo das condições do seu negócio.

Na prática, seu time ganha mais eficiência e não precisa se preocupar com tarefas repetitivas e burocráticas nesse sentido. Dessa forma, é possível ter uma atuação mais estratégica, sem deixar de lado o cumprimento das obrigações legais.

Como você viu, o compliance é essencial para alcançar a regularidade fiscal em sua atuação. Com a emissão dos documentos e certidões exigidos, é possível garantir o atendimento às condições, mantendo a atuação conforme a lei.

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