Para o trabalho híbrido ser bem-sucedido, é essencial que os colaboradores tenham acesso às informações necessárias. Veja nesse post como colocá-la em prática!

Fazer uma gestão de documentos eficiente é um dos principais desafios de uma empresa. Afinal, por meio dela é possível garantir o armazenamento adequado de informações e o fluxo de dados para diversos processos. Porém, como realizar a gestão documental diante da tendência do trabalho híbrido?

Nesse modelo, acelerado pela pandemia, o trabalho é realizado apenas parcialmente de modo presencial. Logo, a rotina passa a envolver o trabalho remoto — e, ao mesmo tempo, o cuidado com os documentos deve ser amplo e abranger a todos.

Para descobrir como fazer essa gestão com mais eficiência em um contexto desse tipo, veja dicas para colocar em prática!

Faça um mapeamento dos documentos

O primeiro passo envolve mapear os documentos, seus tipos e os usos. No caso do trabalho híbrido, isso é ainda mais importante, já que envolve um novo modelo de trabalho e que traz os próprios desafios.

Então, vale a pena entender quais são os documentos principais do negócio, como eles são gerados e armazenados e como é o uso deles. Documentos trabalhistas, por exemplo, não são tão utilizados no cotidiano quanto os processos de um escritório de advocacia. Da mesma forma, contratos e documentos podem ser mais importantes para uma financeira ou imobiliária do que documentos que não se relacionam à atividade-fim.

Portanto, é preciso entender os tipos de documentos e seus usos para saber qual tratamento oferecer a eles. Com isso, é possível priorizar a gestão documental, em busca de resultados melhores.

O mapeamento também envolve a temporalidade, ou seja, o período pelo qual os documentos precisam ser mantidos. Ao considerar essas regras, é possível definir quando é o momento de descartar certos documentos ou se outros deverão ser mantidos indefinidamente.

Defina rotinas de digitalização

Como o trabalho híbrido é realizado parcialmente de modo remoto, a gestão documental deve envolver a digitalização. Nesse caso, o ideal é desenvolver uma rotina que seja focada em digitalizar os documentos.

Defina, por exemplo, como os documentos já existentes devem ser transformados em arquivos digitais. Além disso, vale considerar a geração de documentos digitais desde o princípio. Solicitar certidões na versão digital, por exemplo, pode acelerar o processo.

Desse modo, as informações poderão ficar disponíveis mesmo aos colaboradores em trabalho remoto. Com isso, há mais integração entre os setores.

Construa uma política para o uso dos documentos

Após a digitalização dos documentos, o próximo passo da gestão envolve a criação de uma política para utilização dos documentos. É necessário estabelecer, por exemplo, qual deve ser o fluxo de criação e de digitalização, como deve ser feito o armazenamento e como o acesso tem que ser realizado.

Desse modo, é possível garantir que o processo aconteça da mesma maneira, independentemente se o profissional está trabalhando presencialmente ou de forma remota. Assim, todos poderão realizar um trabalho mais efetivo e com as informações que são necessárias.

Padronize os processos

Como parte da política a ser desenvolvida, também é preciso pensar na padronização dos processos da gestão documental. Assim, é possível ter mais controle sobre as etapas e seus resultados, além de estabelecer parâmetros de qualidade.

Pense, por exemplo, na solicitação de documentos referentes a um imóvel. Se a imobiliária realizar esse processo de maneira diferente a cada vez, os resultados podem ser distintos.

Ao contar com uma equipe exclusivamente dedicada à tarefa, por outro lado, há a garantia de qualidade mediante a padronização da atuação.

Isso também se aplica a outras questões, como a nomeação dos arquivos, a organização do armazenamento e assim por diante. Assim, será mais fácil pesquisar, encontrar e utilizar os documentos e suas informações.

Garanta acesso aos colaboradores

Como você já viu até aqui, o trabalho híbrido prevê o acesso remoto a informações e documentos. Portanto, é essencial desenvolver uma política que seja focada em conceder esse acesso adequadamente aos diferentes colaboradores.

Considere o escopo de trabalho, a atuação junto a outros profissionais e setores e o nível de hierarquia. A partir disso, é necessário conceder o acesso para os colaboradores, de maneira estruturada. Assim, os profissionais poderão utilizar os documentos e as informações, mesmo que estejam trabalhando fora do espaço físico da empresa.

Cuide da segurança da informação

Ao mesmo tempo, a gestão documental no trabalho híbrido exige atenção extra quanto à segurança da informação. Afinal, com a digitalização, muitos dados sensíveis passam a estar amplamente disponíveis.

Nesse sentido, um dos pontos envolve considerar a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Ela define obrigações claras em relação à proteção, ao uso e ao tratamento de dados e deve ser seguida na integridade.

Para atender às obrigações, vale considerar aspectos como a criptografia, o uso de ferramentas aderentes à legislação e o controle de acesso já citado. Assim, você pode evitar vazamento de dados na sua gestão documental.

Ainda, é preciso ter cuidado com a disponibilidade dos documentos. Para impedir que ocorram perdas, vale recorrer a backups periódicos, mesmo que os dados estejam na nuvem. Assim, é possível ter cópias de segurança e, em caso de problemas no servidor, as informações não serão perdidas.

Use a tecnologia a seu favor

Para fazer uma gestão documental mais eficiente, vale a pena contar com a tecnologia. No contexto do trabalho híbrido, isso se torna indispensável para vencer as distâncias físicas.

Então, é interessante contar com recursos para armazenamento de documentos, como plataformas de acesso na nuvem. Também vale pensar em recursos que ajudem na obtenção de documentos, como uma plataforma para solicitação de certidões e outros elementos.

Com a CBRdoc, você conta com um time exclusivamente dedicado para buscar documentos físicos e digitais em todo o país. Você pode solicitar vários deles de uma vez e só paga pelo serviço que usar, sem precisar se preocupar com mensalidades ou assinaturas.

Ainda, é uma forma de centralizar os documentos obtidos. Isso é fundamental para manter a organização e é especialmente útil em um contexto de trabalho parcialmente remoto.

Outro diferencial é a API disponibilizada, que permite a integração com outras ferramentas. Desse modo, há mais controle e visibilidade, bem como aumento no nível de produtividade.

Como você viu, a gestão documental em tempos de trabalho híbrido é essencial e deve ser executada de maneira estratégica. Com a ajuda dessas dicas, você poderá colocar o processo em prática, em busca dos melhores resultados para a rotina da empresa.

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