Uma gestão de documentos bem-sucedida é uma parte essencial para a operação do seu negócio. Para fazê-la, a organização, o planejamento e as ferramentas certas são essenciais.

O sucesso de uma empresa não depende apenas do número de clientes ou do faturamento no final do mês. As rotinas administrativas e operacionais também fazem diferença e, entre as tarefas mais importantes, está a gestão de documentos.

Afinal, há uma geração cada vez maior de informações, com um fluxo de dados de documentos que tende a crescer. Para lidar com o cenário, a organização, o planejamento e a adoção de metodologia são elementos essenciais.

Mas você sabe como colocar a gestão de documentos em prática no seu negócio? Com este guia, você aprenderá o que fazer para alcançar resultados melhores. Confira!

O que é gestão de documentos?

Para começar a entender o assunto, saiba que a gestão de documentos reúne boas práticas, técnicas e políticas voltadas para o gerenciamento da documentação organizacional.

Seu papel é ajudar na organização dos documentos e de suas informações, além de atuar sobre a guarda de acordo com as regras legais. Portanto, envolve o registro de atividades e também o abastecimento de dados em toda a cadeia de atuação.

Quais tipos de documentos gerenciar?

Uma das principais características da gestão de documentos é a versatilidade em relação aos elementos gerenciados. Ou seja, ela pode ser aplicada para organizar diversos tipos de documentos, dependendo das necessidades do negócio. Entre os itens, estão:

• notas fiscais;
• relatórios do negócio;
• registros de atividades;
• guias de pagamento;
• certidões de bens e pessoas físicas e jurídicas e muito mais.

Vale notar que cada negócio tem particularidades nesse sentido. A gestão de documentos no escritório de advocacia, por exemplo, inclui certidões, processos, procurações e outros documentos relacionados. Já a gestão de documentos imobiliários envolve certidões, escrituras, contratos de compra e venda ou de locação e mais.

Então, é preciso observar a atuação do negócio para definir quais documentos deverão ser gerenciados.

Quais as vantagens de fazer a gestão de documentos?

Levar a sério o gerenciamento de documentos é uma etapa essencial para qualquer empresa — em especial, para aquelas que lidam com grandes volumes de informações. Com uma atuação planejada e estruturada, é possível obter diversos benefícios. Veja quais são!

Diminuição dos custos

Uma boa gestão documental é essencial para o funcionamento do negócio no cotidiano. Como favorece a produtividade e evita erros e perdas, é responsável por diminuir os custos. Na prática, um bom gerenciamento pode reduzir os gastos em até 40%, em especial nas tarefas administrativas.

Portanto, o investimento nesse sentido tende a ser fundamental para melhorar o perfil de custos e mesmo elevar o nível de lucratividade.

Aumento da qualidade

Embora os custos sejam reduzidos, a qualidade não é sacrificada — pelo contrário. Com o planejamento adequado, é possível criar um fluxo de documentos consistente e que atenda às necessidades específicas do cotidiano.

Isso significa que as informações certas serão utilizadas, conforme as necessidades e nos processos específicos. Além disso, é uma forma de diminuir os riscos de erros e de retrabalho, favorecendo a conquista do resultado final.

Otimização de tempo

Na prática, profissionais demoram uma média de 18 minutos para encontrarem cada documento de que precisam e gastam até 50% do tempo produtivo com tarefas relacionadas. Fazer uma boa gestão, portanto, é essencial para otimizar o uso do tempo e garantir mais produtividade.

Principalmente, é uma forma de eliminar certas tarefas repetitivas e de garantir que o time possa focar em questões mais estratégicas.

Com a otimização de tempo, também é possível atuar de uma forma mais dinâmica. Assim, o tempo de resposta para atender a determinadas necessidades passa a ser menor.

Simplificação de procedimentos

A estruturação de uma gestão de documentos eficaz é determinante para tornar os procedimentos mais simples. Afinal, a organização desfaz gargalos e torna mais fácil executar atividades diversas. Desse modo, é possível atender aos objetivos com mais eficiência.

Também é uma forma de garantir que profissionais em diferentes áreas possam buscar as informações necessárias, desde que tenham autorização de acesso. Para completar, processos mais simples são determinantes para a escala da operação.

Padronização dos processos

Uma das principais características da gestão documental é a aplicação de boas práticas de maneira consistente e padronizada. Então, não importa se os documentos são certidões ou notas fiscais, pois há um processo específico para identificar, armazenar e acessar as informações.

Diante da padronização, é possível garantir um nível mínimo de qualidade dos processos, além de facilitar o treinamento interno, por exemplo. Também é um meio de acompanhar os resultados de maneira alinhada. Se os processos forem padronizados, um aumento no volume de incidentes, por exemplo, é facilmente percebido e pode ser corrigido.

Garantia de segurança e confiabilidade

Não menos importante, existe o fato de uma gestão documental bem feita ser essencial para garantir mais segurança e proteção. Primeiramente, é uma forma de diminuir os riscos de ocorrerem perdas de informações, o que poderia levar ao retrabalho.

Também é uma forma de manter a atuação alinhada e capaz de atender as obrigações legais. Considerando o tempo mínimo de guarda dos documentos, por exemplo, a gestão evita que eles sejam descartados antecipadamente.

Além disso, o gerenciamento eficaz evita o vazamento de dados. Se certas informações forem divulgadas, elas podem gerar perda competitiva, por exemplo. Há, ainda, o fato de dados relevantes serem protegidos por legislações específicas. A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), por exemplo, já está em vigor. Como consequência, a divulgação de dados sensíveis pode resultar em multas previstas pela lei.

Com uma gestão de documentos adequada, por outro lado, é possível estabelecer rotinas e limitar o acesso apenas a pessoas autorizadas. Também é uma forma de ter mais visibilidade e de fazer o rastreamento dos documentos, evitando extravios e que parem em mãos erradas.

Como gerenciar documentos de forma eficaz?

Considerando as diversas vantagens oferecidas pela gestão documental, é fundamental saber como executá-la. O processo depende de um bom planejamento, então o passo inicial envolve fazer um reconhecimento do cenário. Um bom mapeamento de processos pode ajudar nesse momento.

Após identificar quais são as necessidades principais, deve-se pensar em estruturar a atuação. A seguir, você poderá conferir dicas para aplicar. Veja!

Conte com um espaço bem estruturado

Na hora de armazenar e gerenciar os documentos, é fundamental dispor de um espaço com as características certas. Do contrário, existe o risco de a documentação ficar espalhada em vários pontos da empresa, o que aumenta os riscos e pode gerar problemas no futuro.

Portanto, é interessante contar com uma área dedicada para o armazenamento de documentos, como uma sala específica para a atividade. Ao mesmo tempo, o local não deve se assemelhar a um depósito desorganizado.

É importante dispor dos recursos necessários, como arquivos organizados e elementos que facilitem a estruturação da documentação.

Separe os documentos conforme o uso

Dispondo do espaço necessário, é fundamental separar os documentos de acordo com a utilização. Uma financeira, por exemplo, pode querer separar os documentos pendentes de análise daqueles que são de clientes aprovados e rejeitados. Além disso, há a documentação dos funcionários e de parceiros.

Portanto, é fundamental criar categorias e pontos específicos de organização, em relação ao tipo de documento e seu uso. Os que forem utilizados com maior frequência devem ser mantidos de forma mais acessível, pois isso facilita as etapas.

Padronize os nomes e as categorias

A organização não acontece de forma apenas física, mas também em relação à gestão do conhecimento. Para organizar e gerenciar os documentos, portanto, é interessante padronizar nomes e classificações em categorias.

É possível destinar uma área específica para cada categoria, por exemplo. Também vale a pena definir métodos de catálogo, como o uso de abreviações, datas e outras informações para nomear os documentos.

Isso tudo é fundamental para fazer um rastreio, ou seja, para saber onde está cada documento. No uso cotidiano, isso faz uma grande diferença para a obtenção de resultados.

Leve em conta a temporalidade

Conforme a empresa cresce, é natural que mais documentos sejam agregados ao arquivo já existente. Com a continuidade do movimento, entretanto, o risco é que já não haja espaço para armazenar tantos itens. Isso facilita a desorganização e pode fazer com que seja preciso investir cada vez mais em espaço.

Porém, é possível romper essa lógica, por meio do descarte de documentos que já não são mais necessários. Para evitar futuros problemas legais, isso deve ser feito com base na temporalidade.

Basicamente, ela serve como a “validade” da documentação e indica por quanto tempo ela deve ser mantida. Notas fiscais, por exemplo, devem ser mantidas por 5 anos, enquanto os exames admissionais de funcionários devem ser mantidos por 20 anos, por exemplo. Confira a tabela de temporalidade documental no Tribunal de Justiça.

Defina políticas claras de uso

A maioria dos documentos apresenta informações sensíveis e, em algumas oportunidades, confidenciais. Portanto, é fundamental ter políticas definidas de uso, como quem pode acessar ou como os dados devem ser manipulados.

Além disso, é interessante definir um fluxo entre geração do documento, armazenamento e formas de consulta. Padronizar essas etapas favorece o controle geral sobre as informações, o que ajuda a evitar erros e possíveis problemas.

Aposte no processo de digitalização

Como forma de obter uma gestão de documentos ainda mais eficiente, vale a pena adotar a tecnologia. Uma das formas de fazer isso é por meio da digitalização dos documentos que são armazenados de forma física.

Essa etapa deve ser feita também de modo planejado e estratégico. Vale a pena começar digitalizando os novos documentos que entram e, depois, partir para os que já estiverem armazenados. No processo, é fundamental ter um método adequado de organização, assim como acontece de modo físico.

Em certos casos, pode ser obrigatório manter a versão física do documento. Porém, em outros, a digitalização elimina a necessidade de manter o documento físico, abrindo mais espaço para novos elementos documentais. Portanto, vale a pena considerar essa etapa.

Realize backups

Diante da digitalização, a preocupação com a segurança deve ser reforçada. Afinal, erros de sistema podem causar o comprometimento ou a perda definitiva de informações importantes. Contudo, isso só acontecerá se o negócio não estiver preparado. Portanto, convém realizar backups.

Eles consistem em uma espécie de salvamento de garantia das informações, que são mantidas como cópias protegidas. Assim, em caso de problemas, basta acessar a cópia salva para ter todas as informações que ficaram perdidas ou comprometidas.

Quais os benefícios de fazer uma Gestão Eletrônica de Documentos?

Além de adotar as boas práticas da gestão de documentos, vale a pena pensar na solução oferecida pela gestão eletrônica de documentos (GED). Ela consiste na adoção de tecnologia relacionada, garantindo que todas as movimentações de informações aconteçam no ambiente digital. A seguir, veja algumas vantagens!

Incorporação da transformação digital

É, primeiramente, uma forma de incorporar a transformação digital à realidade do negócio. Com mais uso de tecnologia, fica mais fácil integrar outros processos. Dependendo do cenário, é uma forma de modernizar toda a estrutura e gerar mais eficiência.

Centralização de informações

Ela também serve para centralizar as informações. Por meio de uma plataforma geral, toda a equipe tem visibilidade sobre a estrutura do negócio. Dependendo do caso, é possível acessar as informações de maneira móvel, o que torna tudo ainda mais conveniente.

Garantia de segurança

Ao mesmo tempo, é uma alternativa que favorece o controle de acesso, que pode ser devidamente registrado. Isso diminui os riscos de modificações não autorizadas ou do acesso por quem não faz parte da hierarquia de uso dos dados.

Aumento da eficiência

Outro ponto importante é o ganho de eficiência. No geral, há uma perda de 21% de produtividade quando a gestão é feita de modo estritamente manual. Com a tecnologia, é possível reduzir a ocorrência de problemas e os seus impactos.

Nesse sentido, vale a pena contar com uma plataforma de solicitação e recebimento de documentos, como a CBRdoc. Com a ferramenta, você pode solicitar diversas certidões e documentos simultaneamente e de diversas partes do país. Com tudo sendo recebido em um só lugar, há centralização e a tomada de decisão é favorecida.

Como você viu, a gestão de documentos é uma parte cada vez mais relevante das operações dos negócios. Com uma atuação consistente, é possível organizar, estruturar e executar as tarefas, de modo a melhorar continuamente os resultados.

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