Documentos digitais podem ter a mesma validade jurídica de documentos físicos, mas, para isso, devem respeitar condições de assinatura pelo uso de certificado digital. Saiba mais!

A tecnologia pode auxiliar o cotidiano em diversos aspectos, incluindo a redução de burocracia. Por isso, o uso de documentos digitais tem se tornado uma alternativa mais relevante e adotada. Mas qual é a validade jurídica dos documentos que são criados dessa forma?

Encontrar a resposta para essa questão começa pelo entendimento das diferenças entre documentos digitalizados e os digitais. No primeiro caso, há a transformação de um documento físico em arquivo eletrônico, como por meio do escaneamento. Já um documento digital conta com uma assinatura eletrônica ou digital e é criado já com apoio da tecnologia. Portanto, as versões digitais não envolvem um modelo físico inicial.

Com o uso da documentação digital, é possível alcançar mais produtividade e ter mais controle e visibilidade. Porém, a preocupação com a validade deve ser um dos pontos centrais. Portanto, entenda o que garante a validade jurídica dos documentos digitais e saiba como eles podem ser aproveitados!

Como funciona a validade jurídica dos documentos digitais?

Um documento digital pode, sim, ter o mesmo peso e a mesma validade jurídica de um documento físico e reconhecido em cartório. Porém, isso só será possível se duas condições forem atendidas simultaneamente. São elas:

• a autoria e a identidade da assinatura devem ser garantidas para que haja autenticidade;
• o documento não pode ter sido modificado indevidamente e isso tem que ser comprovado.

Para atender a esses critérios, uma possibilidade envolve o uso de um certificado digital. Ele funciona como uma espécie de chave criptográfica e está atrelado a dados específicos de identificação. Portanto, quando o certificado digital é utilizado, ele deixa uma assinatura digital que é auditável e pode ser reconhecida.

A ideia do certificado digital, portanto, é garantir uma camada de proteção e confiança para o documento em questão.

O que diz a legislação a esse respeito?

Para viabilizar a validade jurídica dos documentos digitais, foi criada a Medida Provisória 2.200/2001. Entre outras disposições, ela cria a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP). Essa instituição é a responsável por definir a emissão de certificados digitais e por certificar empresas específicas para a realização desse processo.

Além disso, a MP define que documentos digitalizados com assinatura digital não detêm validade jurídica. Ou seja, não é possível criar um documento fisicamente, assiná-lo, digitalizá-lo e usar uma assinatura digital.

É obrigatório que o documento seja criado no ambiente digital e tenha assinatura eletrônica ou digital para que tenha validade jurídica.

O que é preciso para obter essa certificação?

Para obter o certificado digital, o primeiro passo é encontrar uma certificadora. Ela deve ser autorizada pela ICP, que define regras específicas para o processo.

A partir disso, será necessário apresentar os dados solicitados, que variam para pessoas físicas e jurídicas. No caso de uma empresa, por exemplo, costuma ser necessário incluir os dados pessoais de quem será o responsável por realizar as assinaturas.

Toda a documentação é validada pela certificadora, com o objetivo de identificar corretamente quem assinará os documentos. Vale lembrar que os certificados digitais têm período de validade e devem ser renovados após a expiração.

Além disso, existem certificados instalados em um equipamento específico ou que podem ser acessados com um token, como um tipo de pendrive.

Contudo, é necessário considerar que ter um certificado digital não é a única forma de garantir a validade jurídica dos documentos. A lei também prevê a realização da chamada assinatura eletrônica — a qual não exige o certificado.

Para tanto, é necessário utilizar uma ferramenta que garanta as condições de reconhecimento da autoria e a inviolabilidade do documento.

Como você viu, a validade jurídica dos documentos digitais depende da assinatura digital ou eletrônica. Ao recorrer a esse tipo de documentação, você poderá ter mais facilidade no dia a dia e contará com processos mais eficientes.

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