Em grandes empresas, a gestão e busca por documentos pode ser uma tarefa bastante desafiadora. A burocracia dos órgãos emissores, a descentralização desses órgãos, a falta de controle centralizado, a utilização de planilhas de Excel e e-mails como ferramentas de controle e a demora na leitura e interpretação dos documentos são alguns dos obstáculos enfrentados. Neste artigo, iremos apresentar algumas dicas para superar esses desafios e reduzir o tempo de busca por documentos em grandes empresas, além de apresentar uma solução inovadora: a CBRdoc.

1. Centralize a gestão de documentos

Uma das principais causas da lentidão na busca por documentos é a falta de um sistema centralizado que permita o controle de todas as informações necessárias. Por isso, adotar uma plataforma que integre todas as demandas relacionadas a documentos pode ser uma solução eficiente para reduzir o tempo de busca e otimizar a gestão desses materiais. Com um sistema centralizado, é possível ter uma visão geral do status de todos os documentos solicitados, evitando a necessidade de verificar diferentes planilhas de Excel e e-mails para acompanhar o processo.

2. Utilize a tecnologia a seu favor

A tecnologia pode ser uma aliada na redução do tempo de busca por documentos, por meio da automação de processos e da utilização de ferramentas inteligentes como a inteligência artificial. Ao automatizar a solicitação, análise e arquivamento dos documentos, é possível eliminar boa parte do trabalho manual, tornando o processo mais ágil e eficiente.

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3. Implemente um sistema de alertas e recorrências

Outra dica é adotar um sistema que permita a criação de alertas e a seleção de recorrência para a solicitação de documentos. Dessa forma, é possível evitar a duplicidade de pedidos e garantir que os documentos necessários sejam solicitados de acordo com a periodicidade exigida.

4. Invista na capacitação da equipe

Uma equipe bem treinada e qualificada tem mais habilidade para lidar com a busca e a gestão de documentos, garantindo processos mais rápidos e eficientes. Portanto, é fundamental investir na capacitação dos colaboradores, fornecendo treinamentos específicos para a utilização das ferramentas e plataformas adotadas.

5. Adote uma solução prática e eficiente como a CBRdoc

A CBRdoc é uma plataforma inovadora que oferece diversos diferenciais para grandes empresas que buscam otimizar a gestão de documentos. Entre suas principais características, estão a solicitação de documentos em lote via upload de planilha, a montagem de kits de documentos pré-selecionados e a extração de campos e pré-análise de documentos via inteligência artificial.

Além disso, a CBRdoc possui uma usabilidade simples e prática, fornecendo alertas de pedidos existentes antes de finalizar a solicitação e evitando pedidos duplicados e custos desnecessários. A plataforma ainda oferece a opção de selecionar a recorrência para solicitar documentos com a periodicidade que você precisar.

Com as dicas mencionadas neste artigo e a adoção de uma solução eficiente como a CBRdoc, as grandes empresas podem superar os desafios do gerenciamento de documentos e reduzir significativamente o tempo de busca. Ao centralizar a gestão dos documentos, utilizar tecnologia avançada, implementar alertas e recorrências e capacitar a equipe, é possível alcançar processos mais ágeis e eficientes.

Vale lembrar que, de acordo com estudos de caso, a CBRdoc conseguiu reduzir em até 90% o tempo de solicitação de documentos em grandes empresas.

Não perca mais tempo e dinheiro com processos burocráticos e desgastantes. Conheça a CBRdoc e aproveite os benefícios de uma gestão de documentos otimizada. Entre em contato conosco preenchendo o formulário de contato em nosso site ou utilizando nosso chat, e junte-se às empresas que já estão revolucionando a maneira como lidam com a busca de documentos!