Com uma boa gestão de documentos imobiliários, você pode aumentar a qualidade do trabalho da sua equipe. Veja 5 dicas para melhorar essa gestão!

Você certamente quer fazer bons negócios na sua imobiliária, cuidando para que os clientes fiquem satisfeitos e sua empresa aumente o faturamento. Mas isso depende de processos internos bem estruturados, o que inclui fazer uma boa gestão de documentos imobiliários.

Em especial nesse ramo, os documentos podem fazer uma grande diferença no sucesso da venda. Afinal, a falta de apenas uma certidão pode atrasar o processo, podendo, em alguns casos, levar o cliente a desistir da compra, venda ou aluguel.

Por isso, separamos 5 dicas para ajudar você na gestão de documentos na sua imobiliária. Continue aqui com a gente e aproveite o conteúdo!

Quais são os documentos mais comuns em imobiliárias?

Em negociações imobiliárias, sejam de compra e venda, sejam de aluguel, existem documentos que são exigidos pela legislação, mas também acontece de as partes pedirem documentos extras.

De qualquer modo, os documentos mais comuns em negociações imobiliárias são:

• documentos pessoais — carteira de identidade, CPF, CNH, certidão de nascimento, certidão de casamento, entre outros;
• documentos do imóvel — matrícula atualizada e certidões negativas.

Se o comprador estiver financiando a compra, o banco pode pedir vários outros documentos. Fica claro o quanto é importante fazer uma boa gestão desses papéis, não é mesmo?

Como fazer a gestão de documentos na imobiliária?

A documentação contribui para a segurança da operação, mas durante a conferência sempre há chances de que algo esteja faltando. Por isso, veja 5 dicas de como fazer a gestão de documentos imobiliários!

1. Estabeleça padrões para o armazenamento

O arquivo de uma imobiliária contém documentos tanto físicos quanto digitais. No primeiro caso, é preciso estabelecer alguns padrões para manter a organização e facilitar as consultas.

Primeiramente, defina um lugar para o arquivo e providencie os móveis, bem como as caixas e pastas que serão necessárias. Faça uma separação por tipo de documento ou pense em um critério mais adequado para a sua imobiliária.

No caso do arquivo digital, aproveite ao máximo os recursos oferecidos por plataformas de gestão de documentos. A CBRdoc, por exemplo, permite usar pastas e tags, além de contar com uma funcionalidade de pesquisa baseada em inteligência artificial.

Dessa forma, você garante que sua equipe encontrará os documentos de que precisa para concluir processos de venda ou aluguel.

2. Considere a temporalidade dos documentos

Quando se trata de um arquivo físico, é importante pensar na temporalidade dos documentos. Afinal, se você apenas guardar documentos e nunca retirá-los, o arquivo crescerá cada vez mais, podendo dificultar futuras consultas.

Por isso, tenha em mente que, depois de determinado tempo, alguns documentos podem ir para o arquivo morto, ou inativo. É o caso de processos de venda já concluídos e de contratos antigos.

Na medida do possível, o arquivo ativo deve ser posicionado de um modo que facilite as consultas. Por exemplo, talvez seja melhor não deixá-lo em prateleiras muito baixas ou muito altas, para que os colaboradores não precisem se abaixar ou subir em cadeiras para pegar o que precisam.

O arquivo ativo poderia ficar nas prateleiras centrais, ao passo que, para o arquivo morto, não há problemas em ele ser mantido em áreas de acesso mais difícil.

3. Organize a rotina de gestão de documentos

Sua equipe precisa saber o que fazer com os documentos assim que eles chegam. Às vezes, é o próprio corretor de imóveis que acolhe os papéis e dá andamento no processo de venda. Outras vezes, o cliente deixa a documentação na recepção.

Em cada caso, será que a sua equipe sabe o que fazer com os documentos? Depois que o corretor conclui uma venda, talvez o destino adequado da documentação seja o arquivo. Papéis entregues na recepção, por outro lado, devem ser entregues ao responsável pela negociação.

Pensando nisso, é importante definir um processo para garantir que os documentos não ficarão parados em mesas ou gavetas. Isso poderia não apenas desorganizar o ambiente, mas também prejudicar o andamento de uma negociação, causando insatisfação no cliente e prejudicando o faturamento da empresa.

Percebe como um processo bem estruturado pode colaborar para o gerenciamento de documentos na sua imobiliária?

4. Recorra à digitalização

Uma boa gestão de documentos na imobiliária envolve a digitalização. O principal motivo é que as consultas são muito mais rápidas no ambiente digital, já que você não precisa se deslocar até o arquivo e procurar em caixas e pastas até encontrar determinado documento.

Com uma rápida busca usando uma palavra-chave, você já acessa a informação que está procurando. Por isso, que tal digitalizar os documentos que são acolhidos no formato físico?

Claro, se for preciso manter o documento impresso, garanta que ele seja arquivado corretamente para ser encontrado facilmente quando necessário.

5. Aposte na tecnologia

A tecnologia contribui muito para a eficiência na gestão de documentos. Considere, por exemplo, o trabalho envolvido na obtenção de certidões. Os colaboradores de uma imobiliária podem perder um tempo precioso entrando em contato com cartórios e outros órgãos, e isso prejudica o andamento de suas atividades.

Com a tecnologia, por outro lado, você pode simplificar essa parte do processo simplesmente usando uma plataforma como a CBRdoc. Por meio dela, é possível solicitar documentos e certidões, delegando essa busca a uma empresa especializada.

Assim, você pode até reduzir o prazo para obter documentos, os quais são disponibilizados fisicamente, se necessário, e armazenados na nuvem, facilitando o acesso por parte da equipe. Tudo isso sem contar os recursos de pesquisa que citamos alguns tópicos atrás.

Um grande atrativo da CBRdoc é a inexistência de mensalidade. O pagamento é feito por documento ou certidão obtidos na plataforma, o que possibilita um melhor aproveitamento dos recursos financeiros. Com essas e outras funcionalidades, é fácil ver como a tecnologia pode colaborar para o bom andamento das atividades na sua imobiliária.

Em vez de obstáculos, os documentos imobiliários podem ser verdadeiros aliados na conclusão de um negócio. Mas, é claro, isso depende de uma boa gestão, que envolve organização e ferramentas adequadas. Assim, você deixará seus clientes mais satisfeitos, construirá uma boa imagem no mercado e aumentará o faturamento da sua empresa.

O que acha de dar agora mesmo um grande passo para aprimorar a gestão de documentos na sua imobiliária? Conheça a plataforma da CBRdoc!