Você já deve ter ouvido alguém falar sobre isso, mas quer saber o que é Compliance Empresarial? Vem que a gente te explica! Aqui você vai encontrar tudo o que precisa saber sobre o tema para estar em conformidade com determinadas as leis, normas e regras em relação às leis federais ou às políticas corporativas.

O que é compliance empresarial?

Quais os comportamentos éticos e compliance?

Quais os tipos de compliance?

Para que serve o compliance?

Conformidade Legal e Regulatória

Prevenção Contra Riscos e Fraudes

Proteção da Imagem e Reputação

Desenvolvimento de uma Cultura Organizacional Ética

Treinamento e Educação dos Colaboradores

Práticas de Monitoramento e Auditoria

Resposta a Incidentes e Investigações

Principais Documentos e Relatórios.

Além disso, você vai saber como implementar o compliance na empresa, conhecer os benefícios e a maior de todas: como a CBRdoc pode apoiar a implementação na sua empresa. Vamos à pergunta de 1 milhão de dólares:

 

O que é compliance empresarial?

O compliance empresarial, é a conformidade da empresa em relação às regras, normas, políticas e leis nos processos da empresa, internos ou externos. Estar em compliance significa que a empresa está seguindo em todas as suas atividades a legislação: trabalhista, proteção de dados dos clientes, fiscal e previdenciárias.

As ações voltadas ao compliance empresarial, envolvem todos indivíduos presentes no ecossistema da empresa: clientes, colaboradores e fornecedores, dentro da ética e do cumprimento da legislação vigente ao ramo de atuação da companhia. 

Quais os tipos de compliance?

a) Compliance Legal: esse tipo assegura que a empresa esteja em conformidade com todas as leis e regulamentações em suas operações e pode abranger áreas como direito do trabalho, proteção ao consumidor e fiscal;

b) Compliance Regulatória: relacionado ao cumprimento de normas e regulamentos impostos por órgãos reguladores e entidades reguladoras, tais como a Comissão de Valores Mobiliários (CVM); 

c) Compliance Ambiental: focado na conformidade com leis e normas ambientais, ele assegura que a empresa adote práticas que minimizem o impacto ambiental de suas operações e o cumprimento de normas de sustentabilidade;

d) Compliance de Segurança da Informação: relacionado à proteção de dados e informações sensíveis, esse compliance assegura que a empresa esteja em conformidade com regulamentações de segurança cibernética e proteção de dados, como a Lei Geral de Proteção de Dados; 

e) Compliance de Segurança da Informação: relativo à proteção de dados e informações sensíveis, esse compliance assegura que a empresa esteja em conformidade com regulamentações de segurança cibernética e proteção de dados, como o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR) na União Europeia ou a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil; 

f) Compliance de Anticorrupção: focado na prevenção de práticas corruptas e antiéticas, como suborno e fraude, com a implementação de programas que garantem a integridade nas relações comerciais;

g) Compliance de Governança Corporativa: garante que a empresa siga princípios de transparência, responsabilidade e ética. Envolve a conformidade com normas e práticas recomendadas para a gestão e supervisão de empresas;

i) Compliance de Saúde e Segurança Ocupacional: garantia de que a empresa esteja em conformidade com leis e regulamentações relacionadas à saúde e segurança no ambiente de trabalho, com medidas para a prevenção de acidentes e doenças ocupacionais;

j) Compliance Fiscal e Tributário: focado na conformidade com as obrigações fiscais e tributárias da empresa. Inclui a correta declaração de impostos, pagamento de tributos e cumprimento das normas fiscais vigentes;

k) Compliance de Comércio Exterior: está relacionado às regulamentações relacionadas ao comércio internacional e se essas transações estão em conformidade com as leis que regem o comércio internacional;

l) Compliance de Direitos Humanos: assegura que a empresa respeite e promova os direitos humanos em suas operações e cadeias de suprimento, prevenindo práticas que possam levar a abusos ou violações dos direitos das comunidades e dos trabalhadores. 

Para que serve o compliance? 

O compliance serve para que a empresa, clientes e fornecedores tenham um manual de procedimentos para seguir a execução de todos os processos. Entre os principais objetivos é possível destacar:

 

Conformidade legal e regulatória: criar normas e procedimentos, internos e externos e por meio destes, assegurar que a empresa esteja seguindo todas as leis, regulamentos aplicáveis ao setor e às operações. 

Prevenção contra riscos e fraudes: identificar, avaliar e mitigar riscos associados a práticas que estão em desconformidade legal, antiéticas ou prejudiciais, como corrupção, lavagem de dinheiro e outras fraudes.

Proteção da imagem e reputação: manter e proteger a integridade e a reputação da empresa, assegurando que a empresa adote práticas éticas e transparentes.

 

Como se aplica o compliance na prática?

Desenvolvimento de uma cultura organizacional ética: fomentar uma cultura organizacional baseada em regras e procedimentos internos, promovendo um ambiente de trabalho onde as práticas corretas sejam a norma.

Treinamento e educação dos colaboradores: fazer treinamentos internos de políticas e procedimentos para garantir que os

 colaboradores compreendam as responsabilidades e ajam em conformidade legal.  

Práticas de monitoramento e auditoria: a auditoria é o próximo passo após a aplicação do compliance, a partir dela é possível monitorar e verificar as violações em compliance, incluindo a aplicação de medidas corretivas e a cooperação com autoridades regulatórias quando necessário. 

Resposta a incidentes e investigações: estabelecer mecanismos para investigar as violações de compliance, aplicando as medidas coercitivas previamente ajustadas. 

Principais documentos e relatórios: manter registros adequados de todas as atividades de compliance e preparar relatórios de consulta internas e externas, tais como acionistas e/ou órgãos reguladores. 

 

Como implementar o compliance empresarial em 9 passos?

Para a implementação de um programa de compliance eficaz é simples, resumimos em 9 passos detalhados que garantem que a empresa esteja em conformidade, confira o passo a passo respondendo como implementar o compliance empresarial: 

 

 

1. Comprometimento da Alta Administração: Obter o apoio e comprometimento da alta administração. A liderança deve demonstrar claramente a importância do programa e apoiar os recursos necessários para sua implementação. 
2. Estabelecer uma Equipe de Compliance: Nomear um oficial, departamento ou equipe responsável pelo desenvolvimento do programa de compliance.
3. Avaliação de Riscos: Conduza uma avaliação detalhada para identificar e avaliar os riscos na empresa avaliando os seus processos internos e como eles são conduzidos. Após a etapa inicial de avaliação, é necessário avaliar o impacto potencial desses riscos na empresa e priorizar as áreas que precisam de mais atenção a partir da matriz de risco e a severidade aplicável.
4. Desenvolver Políticas e Procedimentos: Após realizar a análise de impacto, chegou o momento de desenvolver políticas e procedimentos que abordem os riscos identificados, incluindo diretrizes de forma prática, ética e em conformidade legal, formalizando as políticas e procedimentos que serão aplicáveis.
5. Treinamento e Comunicações dos Colaboradores: Com a formalização das políticas e procedimentos, chegou a hora de incluir na rotina dos colaboradores treinamentos específicos para diferentes departamentos, conforme a necessidade. Abordando as políticas, atualizações de processos internos, questões de compliance e as suas responsabilidades.
6. Criar Mecanismos de Denúncia e Investigações: Estabeleça um sistema seguro e confidencial para que funcionários possam relatar com segurança preocupações e possíveis violações, além de estabelecer procedimentos claros para investigar denúncias e aplicar medidas coercitivas, de acordo com a gravidade da violação.
7. Documentar e Relatar: Manter registros detalhados de todas as atividades relacionadas ao programa de compliance, tais como treinamentos, investigações e ações corretivas aplicadas. Além de preparar relatórios de compliance com a evolução e aderência das políticas adotadas.
8. Avaliar e Melhorar Continuamente: Revisar para manter a eficácia do programa é fundamental, para garantir a atualização em relação às mudanças legais e operacionais que podem ocorrer, é importante estabelecer uma cultura que dê liberdade aos funcionários de colaborarem com sugestões de melhorias para aprimorar continuamente o programa. Além de manter-se atualizado sobre mudanças nas leis e regulamentos que possam afetar o programa de compliance e ajuste suas políticas e procedimentos conforme necessário.
9. Estabelecer a Cultura do Compliance: Crie um ambiente que favoreça a Cultura do Compliance em toda a organização, reconhecendo e recompensando comportamentos que exemplificam os valores de compliance da empresa.

 

Comportamentos éticos e compliance

No cenário empresarial contemporâneo, a integridade e a conformidade não são apenas requisitos legais, mas também imperativos éticos que sustentam a reputação e a eficácia das organizações. O termo “compliance” refere-se ao esforço contínuo de garantir que uma empresa ou entidade esteja aderindo a todas as leis, regulamentações e políticas aplicáveis, tanto internas quanto externas. Percebe qual a importância do compliance empresarial?

 

Em suma, o compliance tem o objetivo de criar um ambiente de negócios seguro, ético e legalmente responsável, contribuindo para práticas sustentáveis que garantem o sucesso do negócio a longo prazo. 

Cada tipo de compliance exige uma abordagem específica e a implementação de políticas e práticas adequadas para garantir que a empresa esteja cumprindo com suas obrigações legais e éticas em diferentes áreas de sua operação. A eficácia do compliance depende da adaptação e da atualização contínua dos programas para refletir as mudanças nas leis e nas melhores práticas.

 

Benefícios do compliance para as empresas

Conheça quais os benefícios do compliance para a sua empresa: partindo da premissa de que a implementação de um programa deixou de ser uma escolha e passou a ser uma responsabilidade para as organizações que desejam se tornarem mais competitivas.  

Processos mais eficazes: os procedimentos internos da empresa se tornam mais eficientes, pois existe um padrão e uma regra a se seguir, baseado nos treinamentos, manuais e políticas estabelecidas e isso traz maior clareza aos colaboradores pois eles sabem claramente o que fazer, pois a sua conduta está respaldada em procedimentos, normas técnicas e regras que devem cumprir na execução de suas tarefas. 

Mais confiança e aumento na produtividade dos colaboradores: o compliance empresarial permite também que os funcionários se sintam mais seguros e respaldados, pois estão sendo conduzidos por procedimentos e regras internas, cumprindo com as suas obrigações legais.  Além disso, nota-se com a aplicação do compliance, os processos se tornam mais organizados, impactando diretamente na motivação e produtividade dos colaboradores.

Aumento da competitividade da empresa: a adoção de práticas mais éticas, por meio do compliance empresarial, permite que a organização tenha uma vantagem mais competitiva, pela construção de uma imagem mais positiva em relação aos seus concorrentes, impactando na retenção de talentos e na atração de novos colaboradores. Além de evitar e prevenir casos de corrupção, que atenuam as chances de ter problemas éticos e morais.

Oferece maior segurança jurídica: segurança jurídica para a empresa a partir de normas e regras, minimizando as chances de possíveis processos jurídicos e trabalhistas, melhorando a relação com seus funcionários, clientes e fornecedores. Minimizando as chances de possíveis processos jurídicos, há a redução dos custos da companhia, afastando problemas de corrupção que costumam trazer grandes danos às finanças da empresa.

Empresas e setores que precisam implementar o compliance?

• Agronegócio
• Bancário
• Cartório
• CBRdoc na mídia
• Documentos
• Due Diligence
• Energia
• Financeiro

 

Como a CBRdoc pode apoiar a Implementação do Compliance na sua empresa?

A CBRdoc fornece certidões que podem ajudar significativamente na implementação de um programa de várias formas. Certidões são documentos importantes que atestam o cumprimento de certas condições legais e regulamentares.

 

Veja como podemos contribuir para a implementação de compliance:

Fornecimento de Certidões de Regularidade: As certidões, como as de regularidade fiscal, trabalhista e previdenciária, garantem que a empresa está em conformidade com suas obrigações legais. Essas certidões são frequentemente exigidas para participar de licitações, firmar contratos com o governo, e realizar negócios com outras empresas. A CBRdoc pode facilitar o acesso a essas certidões de maneira eficiente e atualizada; 

Verificação de Conformidade de Parceiros e Fornecedores: Ajudamos na obtenção de certidões que comprovem a regularidade de seus parceiros e fornecedores. Certidões de antecedentes, situação cadastral e conformidade legal são essenciais para garantir que todos os stakeholders estejam em conformidade com as leis e regulamentações.

Suporte na Gestão de Documentação de Compliance: Fornecemos ferramentas e sistemas para gerenciar e manter a guarda de certidões de conformidade. Isso inclui a automação do rastreamento de validade das certidões e a atualização de documentos conforme necessário.

Atuação do suporte da CBRdoc na implementação do programa.

Consultoria sobre Exigências Regulatórias: Auxiliamos na compreensão das exigências regulatórias específicas para diferentes tipos de certidões e garantir que a empresa esteja obtendo e mantendo os documentos necessários para atender aos requisitos.

Auditorias e Revisões: Oferecemos suporte na preparação para auditorias, fornecendo certidões e documentação necessária que comprovem a conformidade da empresa com leis e regulamentos. Isso pode incluir a coleta e organização de certidões em nossa plataforma para facilitar o processo de auditoria.

Atualização e Renovação de Certidões: Gerenciar prazos para a renovação de certidões, garantindo que a empresa sempre tenha documentos válidos e atualizados. 

 

Ações práticas para incluir na rotina empresarial 

Treinamento e Educação: Oferecemos treinamento sobre a importância das certidões e como elas se relacionam com as normas. Isso pode ajudar os funcionários a entender como manter a conformidade e gerenciar a documentação adequadamente.

Suporte na Implementação de Sistemas de Compliance: Integramos a gestão de certidões com sistemas internos, ajudando a criar uma estrutura robusta para garantir que todos os documentos estejam em conformidade com os requisitos legais e regulatórios, inclusive de due diligence.

A integração eficiente de certidões e a manutenção da documentação apropriada são cruciais para a implementação de um programa de compliance bem-sucedido. A CBRdoc é uma parceira valiosa nesse processo, oferecendo suporte e soluções que ajudam a garantir que a empresa esteja sempre em conformidade com as regulamentações aplicáveis.