No mundo corporativo, a gestão documental não pode ser negligenciada.

Empresas de diversos segmentos estão sujeitas a regras rígidas que exigem um controle rigoroso sobre seus documentos.

Erros nesse processo podem resultar em sanções, bloqueios regulatórios e até mesmo processos judiciais, causando impactos financeiros e operacionais significativos.

Para se ter uma ideia da gravidade da questão, uma pesquisa realizada pela IOB entre agosto e outubro de 2024 revelou que 60% das empresas admitiram já ter emitido notas fiscais com erros ou divergências.

Além disso, 15% não souberam dizer se cometeram tais erros, evidenciando a fragilidade do controle documental em muitas organizações.

Já no primeiro semestre de 2022, só no estado de Santa Catarina, foram aplicadas aproximadamente R$ 308.550,00 em multas devido à ausência de Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) e Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) no transporte de cargas. Nacionalmente, foram registradas 1.541 autuações, somando R$ 847.550,00 em penalidades.

Diante desse cenário alarmante, é essencial que as empresas adotem soluções que garantam conformidade e minimizem riscos. A CBRdoc surge como uma aliada fundamental para automatizar a gestão documental e assegurar que todas as exigências legais sejam cumpridas de forma eficiente e segura.

Normas e exigências para Compliance Jurídico

Cada setor possui regulações específicas relacionadas à documentação. No Brasil, algumas das principais normas incluem:

• Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD): Regula a coleta, armazenamento e uso de dados pessoais.
• Normas da Receita Federal: Exigem organização precisa de documentos fiscais e contábeis.
• Legislação trabalhista: Determina a necessidade de manter registros corretos de contratações, folha de pagamento e outros documentos.
• Regulamentações setoriais: Empresas dos setores financeiro, saúde e tecnologia devem seguir regras específicas para manter a conformidade.

• Conformidade: Relatórios de auditoria, políticas de segurança da informação, registros de treinamentos de compliance.
• Regulatórios: Licenças, alvarás, certificados de regularidade junto a órgãos públicos.

A ausência ou inconsistência desses documentos pode gerar penalidades severas, além de complicações jurídicas e financeiras.

Como a CBRdoc pode apoiar os trâmites legais

A CBRdoc não apenas armazena documentos, mas também automatiza fluxos de trabalho, gera alertas para vencimentos, garante acessibilidade segura e integra-se a sistemas contábeis e fiscais, otimizando o compliance de forma prática e eficiente. Veja como ela atua em diferentes frentes:

• Fiscais: A plataforma automatiza a validação e arquivamento de documentos como:
  • Certidão Negativa de Débitos Tributários Municipais (CND Municipal)
  • Certidão Negativa de Débitos Tributários Estaduais (CND Estadual)
  • Certidão Negativa de Débitos Relativos aos Tributos Federais e à Dívida Ativa da União (CNDTNIDA)
  • Certidão de IPTU

  Isso assegura que os documentos estejam sempre atualizados e de acordo com as exigências da Receita Federal, além de gerar relatórios para auditorias e facilitar o cruzamento de informações fiscais.

• Trabalhistas: Com a CBRdoc, documentos como Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT) e Certidão de Ações Trabalhistas (CEAT) são armazenados digitalmente, garantindo acesso rápido e seguro. A automação dos processos evita perdas documentais e assegura conformidade com a legislação trabalhista, prevenindo penalidades.
• Contábeis: A solução se integra com ERPs contábeis, permitindo a organização eficiente de balancetes, livros contábeis e demonstrações financeiras. Além disso, disponibiliza documentos como Certidão de Protesto e Certidão de Distribuição da Justiça Federal, reduzindo o tempo gasto na busca por informações e simplificando processos de auditoria e prestação de contas.
• Conformidade: Relatórios de auditoria, políticas de segurança da informação e registros de treinamentos de compliance são centralizados em um ambiente seguro, garantindo rastreabilidade e conformidade com regulamentações do setor. Com o sistema de controle de acesso, somente usuários autorizados podem visualizar ou editar os arquivos.
• Regulatórios: Licenças, alvarás e certificados de regularidade são gerenciados com alertas automáticos de vencimento, evitando que a empresa opere com documentos desatualizados. Além disso, documentos essenciais como Certidão de Distribuição Estadual (Cível, Fiscal, Criminal e Falência) e Pesquisa de Cadastro Ambiental Rural (CAR) são monitorados para garantir conformidade com exigências específicas do setor industrial e imobiliário.

Os números não mentem: erros documentais são uma ameaça real para empresas de todos os portes e segmentos. O impacto financeiro, operacional e reputacional pode ser devastador. No entanto, com um sistema automatizado como a CBRdoc, é possível evitar esses riscos, garantindo conformidade com as normas e assegurando um controle eficiente dos documentos.

Investir em tecnologia para a gestão documental não é apenas uma precaução, mas uma necessidade para empresas que desejam evitar prejuízos e manter sua competitividade no mercado.

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