Com a digitalização das obrigações acessórias e o uso intensivo de cruzamento de dados pela Receita Federal, qualquer inconsistência nas declarações pode resultar em autuações automáticas, glosas de crédito ou bloqueio de compensações. Em um cenário de constante atualização normativa, muitas empresas acabam retificando informações fiscais sem avaliar os riscos jurídicos e documentais envolvidos, o que pode gerar efeitos indesejados.

Um estudo da BDO Brasil (2023) apontou que mais de 70% das empresas que sofreram autuações em 2022 estavam relacionadas a erros formais em obrigações acessórias. Já segundo dados da Receita Federal, o volume de compensações tributárias em 2023 ultrapassou R$ 240 bilhões, o que reforça a relevância e o risco dessas operações.

Como pequenos erros em declarações viram grandes autuações e bloqueiam créditos

Erros aparentemente simples como divergência entre NFes, DARFs e registros contábeis podem levar à perda do direito creditório. A retificação, quando feita de forma precipitada ou sem a documentação de suporte adequada, pode desencadear fiscalizações ou até suspender processos de restituição ou compensação já em andamento.

Esses erros acontecem com frequência em empresas que fazem lançamentos manuais ou que não integram seus sistemas contábil, fiscal e financeiro. Segundo a Receita Federal, cerca de 25% das autuações tributárias em 2023 envolveram inconsistências entre o que foi declarado e os documentos físicos/digitais apresentados durante a fiscalização.

Além disso, dados da KPMG (2024) mostram que 58% das empresas que sofreram glosa de créditos tributários enfrentaram falhas em processos internos de conferência antes de retificar declarações. Em muitos casos, a pressa em resolver pendências com o Fisco resulta em retificações mal fundamentadas, que aumentam a exposição fiscal e dificultam a defesa em eventuais autos de infração.

Portanto, mesmo que a empresa tenha direito ao crédito, a ausência de documentação clara e o envio de informações conflitantes em obrigações como DCTF, EFD-Contribuições e ECF podem gerar efeitos negativos em cadeia.

É essencial que a retificação seja acompanhada de uma revisão rigorosa da trilha documental correspondente, com controle de versões e validações cruzadas entre os sistemas utilizados.. A retificação, quando feita de forma precipitada ou sem a documentação de suporte adequada, pode desencadear fiscalizações ou até suspender processos de restituição ou compensação já em andamento.

O que é e como funciona o direito creditório

Retificar, ratificar ou complementar: diferenças importantes na prática

Enquanto a retificação altera formalmente uma obrigação acessória enviada com erro, a ratificação tem caráter confirmatório, reforçando informações já declaradas, sem modificar o conteúdo das obrigações prestadas. Já a complementação adiciona dados omitidos, o que pode alterar o entendimento da Receita sobre determinada operação.

Todas essas ações exigem coerência entre as escriturações contábil e fiscal, os documentos de suporte (como notas fiscais e memórias de cálculo) e os comprovantes de pagamento, pois envolvem diretamente a comprovação de direito creditório, sendo o valor que a empresa tem a receber ou compensar do Fisco.

De acordo com o Manual da DCTFWeb (Receita Federal, 2024), qualquer retificação de obrigação acessória que envolva crédito tributário deve ser acompanhada de documentação comprobatória robusta e organizada, sob pena de suspensão ou indeferimento dos pedidos de compensação ou restituição.

A interpretação mais recente do CARF reforça que a ausência de lastro documental, mesmo com declaração retificada corretamente, pode invalidar todo o processo de reconhecimento do crédito. Por isso, é fundamental que as empresas tratem esses ajustes com máxima cautela e gestão documental integrada.

O que é preciso para comprovar um crédito tributário sem ser glosado pela Receita

Para que um crédito seja aceito, é necessário apresentar provas consistentes da sua origem: notas fiscais válidas, DARFs quitados, recibos de entrega de declarações, memórias de cálculo e vínculos documentais claros. A ausência ou desorganização desses documentos pode levar ao indeferimento do crédito, mesmo que ele seja legítimo.

Segundo o relatório do CARF (Conselho Administrativo de Recursos Fiscais) de 2024, cerca de 40% das glosas de crédito analisadas no período foram motivadas por ausência de documentação comprobatória adequada.

Os documentos que a Receita quer ver (e como muitas empresas falham)

NFes, recibos de transmissão, DARFs e memórias de cálculo: como provar a origem do crédito

A Receita Federal exige não apenas a existência dos documentos, mas também sua correta vinculação entre si. Isso significa que é necessário comprovar, por exemplo, que um DARF pago se refere exatamente à obrigação retificada e que essa obrigação está amparada por uma nota fiscal válida e registrada corretamente nos livros fiscais e contábeis.

Empresas que utilizam múltiplos sistemas ou mantêm registros manuais frequentemente enfrentam dificuldades para reunir documentos coerentes e atualizados. Arquivos corrompidos, nomes divergentes e ausência de recibos digitais são erros recorrentes que enfraquecem a comprovação do direito creditório e comprometem auditorias internas e externas.

De acordo com uma pesquisa realizada pela PwC Brasil (2023), 65% das empresas enfrentam dificuldade em localizar documentos fiscais em auditorias, o que impacta diretamente o tempo de resposta e a segurança jurídica.

O impacto da má gestão documental no compliance tributário

Além de multas e autuações, a ausência de organização documental pode afetar a imagem da empresa perante o Fisco, instituições financeiras e parceiros comerciais. Em processos de fusão, aquisição ou tomada de crédito, a regularidade fiscal e documental é analisada de forma criteriosa — e falhas nesse aspecto reduzem significativamente a confiança no negócio.

Segundo levantamento da Deloitte (2024), a conformidade tributária e documental já é considerada um dos cinco principais fatores de risco corporativo em processos de due diligence.

Auditores e órgãos de fiscalização buscam trilhas documentais claras, com datas, responsáveis, versões e vínculos entre documentos. Ter uma estrutura padronizada e automatizada para armazenamento e consulta facilita a resposta a fiscalizações e comprova a conformidade das operações da empresa.

Como a CBRdoc transforma a gestão de documentos fiscais em vantagem competitiva

Empresas que utilizam a CBRdoc relatam maior agilidade e segurança em processos como recuperação de créditos tributários, comprovação de regularidade em auditorias fiscais e preparação para due diligence em processos de M&A. A centralização e a validação cruzada dos documentos fiscais minimizam riscos e otimizam o tempo da equipe jurídica e contábil.

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